Não tenho certeza se entendi o que você quer fazer, mas acho que a pessoa que enviou o aviso pode agendar uma reunião em seu calendário pessoal e convidar quem ela deseja para a reunião sem exigir a presença deles para que eles notifiquem seus calendários também. (Não tenho certeza se este é o resultado que você quer - quem é a pessoa na linha de assunto?).
EDITAR: OK - acho que entendi. A pessoa que envia o anúncio não é a pessoa que tira férias (ou outro aviso). Você poderia criar uma conta "férias" por exemplo e deixar alguém como seu assistente e enviar a partir desta conta (desta forma você pode até ter um mapa global de quem está de férias olhando para o calendário de "férias"). Eu costumava fazer isso para reservas de salas de reunião no passado e acho que essa é uma situação semelhante.