Você não mencionou o Quick Look. Isso pode ser mais fácil, graças à abertura de cada documento.
Com o documento selecionado, clique em "Espaço" ou no ícone em forma de olho na barra de ícones do Finder. Agora, as teclas de seta podem ser usadas para pesquisar seus documentos rapidamente.
Em outra nota, eu uso o Hazel do Noodlesoft para gerenciar meus downloads (renomeando e classificando). É uma ótima ferramenta.