O que você descreve é um FORMULÁRIO de entrada de dados para uma tabela de dados (ou banco de dados). Excel não faz isso fora da caixa. Você precisaria criar um formulário com VBA e muito código de manipulação de interface de usuário para criar uma interface de usuário simples para isso no Excel.
Você basicamente tem duas opções:
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Esqueça o Excel e crie a solução em um aplicativo de banco de dados como o Access, onde criar o formulário e o banco de dados de armazenamento será fácil para alguém familiarizado com o software.
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preste menos atenção a um formulário de entrada de dados e simplesmente use uma tabela do Excel. Cada nova entrada de dados ocorrerá em uma nova linha de uma tabela. A validação de dados (listas suspensas) pode ser configurada para mostrar automaticamente em cada nova linha de uma tabela. Em vez de usar um formulário para inserir os dados, use a interface do Excel e insira os novos dados em uma nova linha na tabela.
A opção 2 significa que você pode continuar usando o Excel, com o qual você pode estar mais familiarizado, em comparação com um banco de dados como o Access. Se você deseja explorar o VBA e as possibilidades de criar e configurar um formulário como a interface do usuário, isso também é possível, mas exigirá um pouco de engajamento além da experiência do Excel pronta para uso.
Sua escolha.