Existem 3 opções disponíveis aqui
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Serviços ou sistemas em linha que capturam e-mails de entrada e saída. Normalmente, eles são armazenados e encaminhados, tipo serviços que, e mais oferecem algum tipo de arquivamento também.
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Backup baseado em API - estes conectam-se ao Office e baixam emails. Para grandes empresas com muitos usuários, isso pode ser bastante intensivo.
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Confie na Microsoft. Use a combinação de retenções legais, caixa de correio de arquivamento e talvez registro em diário em alguns casos (você não pode usar o registro no diário para backup explícito de caixas de correio). A própria Microsoft, na verdade, não faz backup do Exchange em um sentido tradicional - eles dependem das várias cópias de banco de dados e cópias com atraso para manter os dados disponíveis.
Eu acho que há tecnicamente uma quarta opção, onde os usuários podem fazer backup / arquivo para o arquivo PST local.