Os CDs podem ser um problema se o destinatário tiver um computador sem uma unidade de CD. Além disso, como mencionado nos comentários, você precisaria de CDs regraváveis e os destinatários precisariam de um software para gravar arquivos em CDs. Isso parece um exagero nos dias de hoje.
Você pode configurar uma conta para o OneDrive (Microsoft) ou DropBox ou serviços de compartilhamento de arquivos semelhantes.
Se você está feliz que os secretários do clube vejam os dados pessoais de outros clubes, publique uma planilha e compartilhe com todos os secretários, que podem editar o arquivo do Excel ao mesmo tempo e não haverá necessidade de consolidar .
Se você não quiser que os clubes vejam os detalhes dos outros clubes, crie um arquivo para cada clube, poste-o na pasta on-line e compartilhe o arquivo de cada clube com apenas aquele secretário. Depois que eles preenchem seus dados, você precisará consolidar os arquivos diferentes.
Isso supõe que os secretários de clube têm um endereço de e-mail, é claro, mas é muito mais provável que eles saibam como gravar CDs.