Você faria uma mala direta no MS Word a partir do Outlook.
Instruções completas podem ser encontradas aqui
O Outlook apresenta vários problemas de impressão que os usuários podem achar difíceis de resolver. Por exemplo, as impressões de formulários personalizados não se parecem em nada com o que você vê na tela: os campos aparecem em uma ordem predeterminada que você não pode alterar e todos os campos personalizados são listados no final em ordem alfabética. A melhor solução de impressão de formulários personalizada que encontrei é programar um formulário do Outlook para enviar seus dados para os campos em um modelo do Microsoft Word.
Os dilemas de impressão do Outlook não se limitam a formulários personalizados. Quando as pessoas que acumularam muitas linhas de anotações em itens de contato individuais tentam imprimir vários contatos na exibição Cartões de endereço, eles descobrem que o Outlook trunca essas anotações. O problema é que imprimir a partir de qualquer visão de pasta é estritamente uma questão de o que você vê é o que você obtém. As visualizações de pastas nunca mostram o texto completo do campo Notas ou Mensagem, apenas um máximo de cerca de 250 caracteres, portanto, você não pode usar uma visualização de pasta para imprimir essas notas na íntegra.
A solução incorporada no Outlook é usar o estilo de impressão Memorando para imprimir contatos individuais. Essa técnica não produz uma lista organizada que se parece com a exibição Cartões de endereço, mas a caixa de diálogo Imprimir exibe uma opção "Iniciar cada item em uma nova página" que você pode deixar desmarcada para conservar um pouco de papel. As regras do Outlook determinam quais campos são impressos - normalmente, todos aqueles nos quais você inseriu dados.
Quando você precisa de uma impressão compacta de apenas alguns campos-chave e de suas anotações na pasta Contatos, a solução - assim como em formulários personalizados - é usar o Word. Ao contrário da solução de formulários personalizados, você não precisa escrever nenhum código de programação. Em vez disso, você pode usar a integração do Outlook com o recurso de mala direta do Word. Você precisa do Outlook 2002 ou do Outlook 2000 para fazer esse método funcionar.
O truque é iniciar a mesclagem do Outlook, não do Word. Verifique se a exibição da pasta Contatos está exibindo os campos que você deseja imprimir na ordem em que deseja imprimir. Em seguida, escolha Ferramentas, mala direta. Em "Campos para mesclar", escolha "Campos de contato na exibição atual". Em "Tipo de documento", escolha Catálogo. Clique em OK para iniciar o Word e iniciar o processo de mesclagem.
Depois que o Word for iniciado, use o botão Inserir campos de mesclagem na barra de ferramentas para adicionar um espaço reservado para cada campo de contato ao documento de mesclagem. (No Outlook 2002, esse botão está à esquerda do botão Inserir campo do Word.) Você pode formatar o documento de mesclagem da maneira que desejar e inserir texto adicional conforme necessário. Por exemplo, você pode destacar o campo FullName com texto em negrito ou sombrear ou prefaciar outros campos de mesclagem com rótulos como "Email:" e "Notes:" para duplicar a aparência da exibição Cartões de endereço.
Certifique-se de incluir uma ou duas linhas em branco após todos os campos de mesclagem para fornecer a separação entre as entradas. Se você quiser que a impressão duplique a aparência de várias colunas da tela Cartões de endereço, escolha Formatar, Colunas para selecionar o número de colunas. Você pode querer usar Arquivo, Configurar Página para mudar a página da orientação retrato para paisagem, se você planeja exibir mais de duas colunas.
Após concluir a edição do documento de mesclagem, clique no botão Mesclar para novo documento e escolha mesclar De 1 a 10 como um teste. Examine o documento resultante, volte ao documento de mesclagem, faça as alterações necessárias e teste novamente. Quando estiver satisfeito, clique no botão Mesclar para novo documento mais uma vez e escolha Tudo. Dependendo do número de contatos e da complexidade do layout, o Word pode levar alguns segundos ou alguns minutos para realizar a mesclagem. Depois que o Word conclui a mesclagem, você pode fazer formatação e limpeza adicionais antes de imprimir sua lista de contatos personalizados.
A única coisa que você perde com esse método é qualquer formatação na seção de anotações (a impressão no estilo Memorando do Outlook preserva essa formatação). Essa perda é um pequeno preço a pagar, penso eu, pelo controle muito maior que você ganha sobre o layout.