Evidentemente, não posso dizer exatamente como sua escola está configurada para isso, mas posso dar algumas ideias sobre como implementar isso.
Você não especifica se sua escola usa Windows ou Linux sistemas, então mencionarei os dois.
Para Windows systems, existe o Active Directory , que basicamente é um banco de dados centralizado de contas e informações de usuários que, junto com um sistema de arquivos como DFS , pode armazenar todos os dados em um servidor central e um usuário efetua login, as informações são recuperadas desse servidor central e a sessão é iniciada com essas informações.
Para sistemas Linux, a maneira mais fácil de implementar isso é com o poder do PAM. A ideia é muito semelhante à descrita acima - Haverá um (ou vários) servidores centrais que armazenam informações e casas de usuários, e os clientes serão configurados para montar esta central central remota e iniciar a sessão com ela.