Como você está se referindo ao Microsoft Windows ....
O produto que a Microsoft vende e que geralmente lida com metadados ao redor de documentos: colunas, taxonomias hierárquicas, tags, etc ... é chamado de Microsoft SharePoint.
A versão de download gratuita é chamada de "SharePoint Foundation" (eu a instalei no meu laptop, é leve)
Você pode configurar uma biblioteca e:
- atribuir colunas aos tipos de conteúdo na biblioteca, por exemplo autor, datas, e um gazilhão mais
- tem tags atribuídas a cada documento
- tem classificação atribuída
- tem uma taxonomia estruturada atribuída por trás dos documentos
- tem tipos diferentes de documentos (portanto, não tipos de arquivo) com propriedades diferentes chamado "tipos de conteúdo"
- têm visualizações diferentes na sua biblioteca, por exemplo "todos na categoria X" ou "todos na categoria Y" (classificados, categorizados por, com ou sem colunas, agrupados, com ou sem pastas, etc.)
- pesquisa baseada em propriedades, booleana, < > > = etc ... (etc ...)
- pesquise em muitos tipos de arquivos, incluindo PDF
- denuncie e exporte para qualquer coisa que você possa imaginar
- etc ... etc ... etc .. etc.
É o que 85% das empresas usam para gerenciar seus (muitas) milhões de documentos.
Você pode instalar a fundação gratuitamente em seu laptop ou servidor, mas também há uma versão hospedada. Acredito que comece com 5 dólares por mês (dê uma olhada no office 365 e sharepoint online).
Melhor do que isso, você não consegue: quase todas as empresas do planeta o usam exatamente para o problema que você descreve e ... problemas muito mais complexos ao redor do gerenciamento de conteúdo corporativo.
Você pode usá-lo de uma maneira muito simples: basta usar uma biblioteca para armazenar seus documentos apenas com "título" e "autor" ou torná-los tão complexos quanto você quiser.
O bom: muitas comunidades, vids do youtube, blogs e fóruns para ajudá-lo, por exemplo: link