Se você estiver procurando por uma resposta ou recursos do Exchange, então sim ter uma caixa de correio compartilhada ou o calendário da pasta pública aberto para todos é uma boa solução.
Outra solução pode ser usar um produto de portal como o SharePoint. Ele tem os recursos para compartilhar calendários e pode até mesmo se vincular a caixas de correio do Exchange, se isso for algo que você deseja fazer.
Ambas as opções estão abertas para você. O mais barato dos dois é usar o produto que você já conhece: Exchange.