Para documentos do Word, você pode usar uma mala direta:
Não tenho certeza sobre PDFs, mas você poderia pelo menos converter os documentos do Word em PDFs se isso fizesse sentido para o processo de negócios.
Se você tem um desenvolvedor à mão, isso pode ser um simples aplicativo Ruby on Rails ou Django para substituir a planilha do Excel. Seria mais fácil fazer isso com código.