Você deseja usar o "Modo Cache do Exchange". Abra a janela "Configurações da conta" (como chegar lá varia muito, dependendo da versão do Outlook que você está usando), selecione sua conta do Exchange e clique no botão "Alterar". Na janela que aparece, você verá uma caixa de seleção para "Usar o Modo Cache do Exchange". Ative essa opção e prossiga pelo restante das configurações.