Parece que o problema é possivelmente o tamanho dos arquivos .pst (supondo que você esteja usando contas POP).
Você deve criar um arquivo (que pode ser configurado para ser executado automaticamente e periodicamente para todas as contas). No entanto, esse arquivo também ficará grande!
Em um local de trabalho, teríamos várias contas de backup, que seriam configuradas no início do ano e armazenadas há dois anos. Então, como agora é 2016, o arquivo mais recente armazenaria todo o ano de 2014.
Neste exemplo, tenho 2 arquivos, um é denominado archive e o outro arquivo é chamado NewTest. Portanto, não importa onde o arquivo está armazenado, desde que eu tenha acesso a ele. Isso também significa que, só porque está em um arquivo, não significa que eu não possa acessá-lo. Expandir o Archive ou o NewTest funcionará de maneira quase idêntica à minha conta principal.