Você está se referindo a ter Delegate access
na agenda de alguém. Esta função está disponível no Outlook, mas precisa ser configurada na conta de cada pessoa.
A delegate manages someone else's schedule, meetings, and appointments, freely and visibly.
Aqui está um breve curso sobre como fazer isso - Acesso de delegação: deixe que outra pessoa se importe com sua agenda
Delegation involves (at least) two people. We assume that you're taking this course with sharing in mind, and that you have someone in mind to share with. If you can, take this course along with that person. The two of you can do the practices together and experience delegate access in action.