O Windows não possui nenhuma contabilização de impressora incorporada.
Algumas impressoras possuem contas de usuário embutidas. Por exemplo, a Xerox a chama de Auditron . Com essas impressoras, você pode definir limites de usuário para impressões coloridas e monocromáticas.
Com todas as outras impressoras, a única maneira de impor cotas é instalando o software de gerenciamento de impressão. Há muitos pacotes disponíveis (Google "software de contabilidade de impressão"), mas nem todos eles suportam cotas de usuários. Por exemplo, o WebJetAdmin da HP e o CentreWareWeb da Xerox (ambos gratuitos) não o fazem. Um pacote que faz é PaperCut , que tem uma oferta de teste gratuito de 40 dias.