Você pode usar o Arquivamento do Outlook ou adicionar regras que direcionam determinados e todos os e-mails recebidos para suas pastas pessoais.
O recurso de arquivamento é orientado para o tempo. Todas as mensagens mais antigas que um número definido de dias / meses são movidas para fora da caixa de entrada para alguma pasta de arquivo. Isto pode ser feito de uma forma que preserva a estrutura, i.a. a estrutura da pasta / subpasta da sua pasta online é refletida no arquivo.
As regras podem ser adicionadas usando o assistente de regras do Outlook. Uma "regra" seleciona os e-mails recebidos de acordo com o assunto, o remetente, o destinatário e outros campos. A parte de ação da regra pode copiar, mover ou excluir e-mails. Também é possível gerar scripts ou programas externos.