O motivo provavelmente será específico para cada usuário. Você desejará verificar seus logs de eventos e ver se o Office registra os arquivos em uso. Além disso, tente abrir o arquivo com um programa diferente para garantir que esteja realmente aberto.
Eu hesito em recomendar um desbloqueador de arquivos, pois ele apenas cura o sintoma, mas não o problema. Em qualquer caso, existem centenas de desbloqueadores de arquivos. O que eu uso é o Process Explorer.
Existem muitos motivos e fatores a serem discutidos. Os arquivos podem ser legitimamente usados por outro usuário. Por outro processo. Você precisará ser mais específico ou fornecer uma mensagem de erro real.