Quais são as práticas recomendadas para estrutura de pastas comerciais?

Question

No passado, tendíamos a ter pastas departamentais (vendas, marketing, etc.) em um único compartilhamento e, em seguida, adicionar pastas abaixo delas como e quando elas são necessárias.

Está um pouco confuso - fui encarregado de criar uma 'hierarquia de pastas'.

Alguém tem alguma prática recomendada sobre como organizar uma estrutura de pastas?

Estamos executando o SBS2011 no servidor de arquivos atual.

    

Answer 1

Does anybody have any best practices for how to organise a folder structure?

Não.

Acredite, você não quer possuir a hierarquia de pastas para qualquer departamento (exceto talvez o seu). Você não sabe quais são suas necessidades, não tem o conhecimento ou a experiência de outros departamentos para fazer boas escolhas e não quer ser o zelador de arquivos da empresa.

E se você acha que eles fazem uma bagunça, isso não é nada comparado com a bagunça que você fará das coisas. Eu sei que você diz que foi encarregado de fazer isso, mas a melhor coisa que você pode fazer por si mesmo é se livrar dela rapidamente. Este é um exemplo de estar preparado para falhar - não importa como você o faça, alguém vai ter um problema com ele e reclamar sobre você ou por causa disso.

A melhor prática é literalmente "[chefe de departamento], aqui está sua divisão de departamento. Você é responsável pela estrutura e pela permissão abaixo desse nível. No entanto, configure-a de acordo com suas necessidades".

    

Answer 2

Não há "um tamanho adequado a todos", mas eu recomendaria que se pensasse em manter as coisas tão fechadas quanto possível ao universo físico. Quando eu vejo uma pessoa com 10 pastas de profundidade, eu sei que eles não têm ideia de quais arquivos eles possuem e nunca encontram nada.

Na "vida real", você tem:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Mantenha assim em arquivos de computador. Não mais do que 3-4 pastas aninhadas.

Dependendo do tipo de arquivo, as categorias são por data ou por assunto. Os nomes dos arquivos teriam o nome aaaa-mm-dd-subjectoffile.ext.