Abuso de E-mail do Outlook - Guia para etiqueta de e-mail?

Question

Passei muito tempo realizando migrações de e-mail para empresas que tinham pouco foco em TI ou nenhuma equipe em tempo integral para lidar com problemas comuns. Como resultado, as políticas que governam o uso de email e os melhores processos nunca foram instituídas. Os usuários finais nesses ambientes não são técnicos e tendem a resistir à mudança.

Eu definitivamente entendo a mecânica de mudar / mover / atualizar as plataformas de e-mail. Na maioria dos casos, auxilio as empresas a migrarem do POP3 ou IMAP baseado em Linux para o Microsoft Exchange. Esse tipo de movimento expõe uma infinidade de maus hábitos do usuário.

Minha preocupação não é inteiramente com relação ao espaço em disco envolvido no armazenamento de e-mails problemas que encontrei no passado ; há sempre um em cada empresa . É sobre os problemas e abusos que eu geralmente vejo quando estou trabalhando com uma empresa em particular.

Durante a última migração, vi:

• Usuários que CC: estão em todos os e-mails (presumivelmente como uma maneira de acompanhar os tópicos das mensagens?).

• Mensagens de 300 Megabytes na pasta Itens enviados ?!?

• Pessoas que enviam recibos de leitura do Outlook em todas as mensagens de saída

.

• Usuários que mantêm subpastas para todos os contatos com os quais eles correspondem. Às vezes manualmente. Às vezes com regras do lado do cliente muito quebradas.

• Over-organização de subpastas . (algumas pastas com apenas uma mensagem).

• Subpastas na Caixa de entrada (não tenho certeza se isso é uma prática ruim, mas parece errada)

• Uso gratuito de sinalizadores de prioridade. Tudo é Alta Importância !!

• Mais de quatro anos de e-mail na pasta Itens enviados .

• 25.000 ou mais itens na Caixa de entrada (com uma grande porcentagem deles não lidos).

• 15.000 ou mais mensagens na pasta Itens excluídos .

• Um usuário com 24.000 itens em sua pasta Rascunhos ( o resultado de uma regra do lado do cliente mal aplicada).

• Arquivos automáticos crescem fora de controle.

Como isso acontece?

• O e-mail é relativamente novo e os usuários não são instruídos sobre como utilizá-lo bem?
• É um problema da interface do usuário em que a pasta Itens Excluídos é simplesmente um sistema de arquivamento uma chave ?
• Os administradores não estão fazendo sua parte para ajudar gentilmente a corrigir ações?
• Se os usuários tiverem problemas com o e-mail básico, como faço para enfrentar o desafio de ensiná-los sobre respostas de ausência temporária e como trabalhar no calendário de grupo (gulp)?

Minha pergunta é se há um conjunto padrão de diretrizes sobre como gerenciar o e-mail de alguém? (mesmo um panfleto?)

Os problemas de educação dos usuários tendem a desacelerar essas implantações porque estou alterando o fluxo de trabalho que as pessoas acessaram por vários meios. E quando isso afeta pessoas em todos os níveis / funções de uma organização, parece que não há um padrão em vigor.

    

Answer 1

Situações como essas são o resultado de alguns fatores:

• Não há educação formalizada sobre o uso de email
• Transmissão baseada em sabedoria popular de tarefas comuns, como regras de férias e como configurar arquivadores automáticos
• Falta de dor por não excluir nada

Hoje em dia, não estamos exatamente no ponto em que a maioria da força de trabalho geral está lidando com e-mails em toda a carreira, mas está chegando lá. Mas definitivamente estamos além da marca de 50% para as pessoas que lidam com isso há mais de uma década, então ainda há muitas práticas ruins no passado.

O último ambiente do Exchange em que eu estava envolvido teve todos esses problemas. Parte disso era devido a uma certa minoria que insistia em interfaces que não eram do Outlook para o Exchange e que tinham ... efeitos colaterais. Parte disso foi o resultado de um guincho aleatório até que parecesse correto, depois deixado sozinho por cinco anos.

O gerenciamento de e-mail é uma coisa intensamente pessoal, sendo forçado pelo The Man a arquivar as coisas porque algum panfleto bobo disse que é assim que deve ser não é encontrado calorosamente. Em ambientes com cotas de caixa de correio extremamente pequenas, você acaba com arquivos PST-de-tamanho-incomum que se parecem com o seu exemplo de muitas pastas.

Onde costumávamos passar algum tempo educando os usuários estava em:

• A pasta Itens Excluídos não é um arquivo. Na verdade, esvazie-o! Veja como configurar um processo de exclusão automática ...
• Ao configurar uma regra de ausência temporária, aqui estão algumas diretrizes.
• Isso é o que você pode fazer quando recebe os e-mails "sua caixa postal é muito grande".

Em resumo, nos concentramos nas áreas de dor. Não nos importávamos se um usuário criasse uma pasta por dia para colocar a correspondência de um dia, ou se apenas deixasse tudo na Caixa de entrada e pesquisasse sempre que precisassem de algo (estilo do Gmail!).

• Itens excluídos Na verdade, tivemos usuários que ficaram um pouco irritados quando fizemos uma limpeza de itens excluídos em todo o sistema durante uma migração. Então, escrevemos algumas coisas para desencorajar o uso da lixeira como um arquivo.
• Regras de ausência temporária Os administradores de sistema estavam ficando cansados de lidar com solicitações de suporte técnico para ajustar regras OO mal escritas, então escrevemos alguns treinamentos sobre como configurar uma boa.
• Caixa de correio muito grande tínhamos cotas de e-mail, porque precisávamos. Então escrevemos doc sobre maneiras de ficar abaixo. Com o tempo, nossos passageiros frequentes mudaram suas formas de reter o correio.

Os únicos padrões que aplicamos foram:

• Mantenha sua caixa de correio abaixo de um certo tamanho (aqui estão algumas maneiras de fazer isso)
• Não seja irritante com mensagens OO
• Não forneça sua senha de e-mail, nem mesmo para sua secretária. Nós queremos dizer isso. Aqui está como você delega ...

Answer 2

Eu gosto dessa analogia de sua caixa de correio em casa para tentar lidar com usuários de email "ruins".

Você não deixa todos os seus spams não abertos em sua caixa de correio, não salva suas contas, sua foto de sua sobrinha no zoológico ou qualquer outra coisa lá. Você tira e joga fora ou coloca em outro lugar para guardar. Trate sua caixa de correio de e-mail, como se fosse sua caixa de correio local.

Com isso dito, a educação do usuário e o treinamento adequado vão longe. Aplicamos os limites de caixa de correio dentro do razoável e alinhamos as limitações de tamanho de envio e recebimento com o do Google para evitar problemas. Independentemente disso, sempre haverá um usuário que acha que tudo "deve funcionar" sem que tenha que lidar com ele (ou seja, limpe sua caixa de correio em algum momento nos muitos anos de acumulação).