Um funcionário nosso configurou sua conta do Gmail para enviar e-mails como funcioná[email protected], o que foi bom, mas agora ele saiu da empresa e desativamos a conta da empresa dele.
Ele ainda pode enviar e-mails de sua conta do Gmail que aparecem para o destinatário como de nossaempresa.com. Existe alguma maneira de bloquear isso?
Não, isso não é possível. Você pode usar o que quiser no cabeçalho "De:", você pode pedir ao google para removê-lo da conta dele (você precisa confirmar o seu endereço De no Gmail pela primeira vez). Mas não há nada que o impeça de usar seu endereço antigo em seu cliente de desktop.
Você pode configurar registros SPF para informar aos servidores de email remotos que o usam que não é uma correspondência legítima.
Está fora de questão entrar em contato com o cara e pedir para ele mudar?
Você precisará encontrar uma maneira de revogar a verificação necessária para que ele envie e-mails como esse, o que faria parte da configuração inicial que ele fez:
No mínimo, você precisa fazer com que ele remova a opção da conta dele, o que, com sorte, significaria que ele não poderia verificá-la novamente. Se você não conseguir gerenciar isso, provavelmente terá que entrar em contato com o Google. Tenho certeza de que esta situação ocorre com bastante regularidade.
A primeira pergunta é, claro, se esse ex-funcionário ainda está enviando e-mails para as pessoas com o endereço de e-mail da sua empresa. Se ele é, você pode ser capaz de responsabilizá-lo por isso, já que ele não é mais empregado por sua empresa.
Você também pode obter algum aconselhamento jurídico e registrar uma reclamação oficial ao Google para solicitar ao Google que feche esta conta do Gmail, pois ele a usou para sua empresa. Agora, com ele desaparecido, a conta também deve ser fechada (ou entregue a você), caso contrário, os clientes podem entrar em contato com a pessoa errada. Para que isso aconteça, um juiz teria que aprovar essa solicitação e isso lhe custará um pouco.
Aconselho você a não permitir que outros funcionários usem a conta do GMail para sua empresa, a menos que estejam dispostos a transferir essas contas para a empresa assim que deixarem a empresa. Usar o GMail não deve ser um problema, não se for usado para sua empresa ou apenas para uso privado. Mas, uma vez que os dois estejam misturados, sua empresa precisará de uma política específica que será aplicada.
Mas se esse ex-funcionário removeu o link entre sua conta e sua empresa e está apenas se comportando bem, não deve haver nenhum problema em manter a conta dele e você não deve se incomodar com esse caso.
Recomendamos que você defina uma política para usar contas do Gmail vinculadas a contas de empresas. Diga aos seus funcionários para remover esses links ou estar dispostos a desistir de suas contas se eles deixarem sua empresa. Ao usar o GMail para sua empresa, ele se torna realmente um recurso da empresa, não um recurso privado.
É apenas que os custos relacionados quando se trata de litígios tendem a ser caros e o sucesso não é garantido.
É claro que mesmo se você resolver isso do ângulo GMail, não há nada que o impeça de configurar uma conta POP3 / SMTP padrão em algum outro lugar e acessar as opções do programa de e-mail e alterar o endereço de envio como. Meu ISP ainda permite isso com absolutamente nenhum problema em seu servidor SMTP e Thunderbird como um cliente de email (embora eu tenha certeza que até mesmo o Outlook permite alterar o endereço de envio).
O Gmail, na verdade, oferece mais proteção, já que eles verificam se você tem acesso à conta de e-mail antes de começar a enviar como, não há absolutamente nada nos protocolos de e-mail e SMTPs originais para impedir isso.
Você pode considerar criar um filtro no sistema de e-mail corporativo para evitar que os e-mails de "verificação" do Gmail sejam necessários para adicionar uma conta aos seus usuários. Isso impediria que qualquer outra pessoa configurasse o Gmail para enviar de @ suaempresa.com.
Mesmo que você remova a coisa "google mail send as account", os protocolos de e-mail não são seguros o suficiente e é fácil forjar um e-mail com o endereço do remetente desejado. É por isso que o Google nem se incomoda, com esses recursos, eu acho.