Estratégias / ferramentas para controlar gastos em impressão

Question

Executamos uma organização de saúde de médio porte (400 usuários) (também conhecida como hospital). Somos uma organização do Windows; nossas impressoras podem ser categorizadas em três grupos:

• impressoras departamentais hospedadas por um servidor em nossa organização matricial (acho que é um linux)

• impressoras departamentais hospedadas em um de nossos servidores

• impressoras locais

Durante anos, vi em nossos registros as resmas de papel gastas em trabalhos não relacionados ao trabalho, mas ninguém queria "agitar o barco". Agora, o mais importante é gastar cortes para que algo possa ser feito.

Gostaria de pedir dicas / estratégias / ferramentas para evitar o abuso. Eu vejo dois caminhos principais:

• restringindo a impressão, para que você possa imprimir apenas de caminhos aprovados. Eu não gosto dessa abordagem porque:

  • causa sobrecarga administrativa, porque é diferente saber de antemão todos os relevantes (os serviços são diferentes, muitas vezes eles obtêm documentação de fontes externas, etc.)
  • ao imprimir a partir do IE, precisamos restringir pelo URL de origem.
  • como precisamos imprimir documentos locais (Word / PDF), qualquer controle que possamos definir provavelmente será

• verificando logs por abuso e reportando-os. Os problemas com este método são:

  • sobrecarga administrativa, os registros periodicamente serão revisados.
  • o número de páginas não é um guia confiável para abuso (o usuário que imprime 100 páginas por dia pode precisar imprimi-las para seu trabalho, enquanto o usuário que imprime apenas imprime 10 pode imprimir um capítulo de um romance todos os dias ).
  • uma vez que você suspeita que algo não está certo, como você verifica isso? Se você relatar que um usuário imprimiu "O Guia do Mochileiro para a galáxia.pdf", está claro que é um abuso. Também está claro que na próxima vez, o usuário irá renomeá-lo como "História Clínica do paciente 12.pdf", então nossos registros provavelmente precisarão ser mais extensos.

De alguma forma eu prefiro a segunda abordagem (não me importo se um usuário imprime ocasionalmente algumas páginas, e eu acho que é menos perturbador).

Para discutir ferramentas, elas devem funcionar no Windows. Seria melhor se eles também trabalhassem no linux, mas isso não é estritamente necessário (eu poderia migrar as impressoras no linux de volta para meus servidores windows).

    

Answer 1

Passamos por um acordo semelhante e acabamos com "justiça social", se é que é mesmo um slogan.

Não tínhamos o desejo de lidar com registro extensivo de registros / relatórios ou o tempo necessário para prender e condenar alguém por abuso de impressora.

Então ... acabamos fazendo o seguinte:

• Coloque sinais em todas as impressoras que declararam "Pense Verde e controle os gastos! Use as impressoras e copiadoras apenas para fins de trabalho. Imprima em preto e branco e em frente e verso quando puder. NOTA: todos os trabalhos de impressão são registrados e relatórios semanais são enviados ao gerenciamento para manter a aderência à política de impressão. "
• Defina a impressão padrão de todos para preto e branco, mesmo nas copiadoras / impressoras coloridas.

De repente, nossos custos de impressão caíram drasticamente, especialmente para impressão colorida, que é a mais cara.

Apesar de não estarmos fazendo nenhum registro em log, a pequena mentira que somos é suficiente para fazer com que a maioria das pessoas não abuse das impressoras.

    

Answer 2

Se for uma ferramenta que você está procurando, posso recomendar PyKota ; Eu usei para implementar cotas de impressão em um ambiente de escola pública. É GPL e tem suporte comercial.

    

Answer 3

Eu acho que você deveria estar olhando para uma solução MPS, provavelmente, a melhor para o seu ambiente, como eu li, seria Papercut (MF se você tiver MFP ou NG se não tiver).

Este pacote permite que você cota usuários, monitora tendências na impressão, restringe certos documentos a mono etc. É um utilitário muito poderoso que reduzirá sem dúvida seu gasto em impressão. - Também é livre de exigir que você use monitores de porta de terceiros.

Há muitos benefícios para mim simplesmente listar em uma resposta aqui, dê uma olhada no site da empresa para descobrir como ela pode beneficiá-lo ainda mais. É claro que se você tiver algo que gostaria de me fazer, por favor, sinta-se à vontade para me enviar uma mensagem.

Uma última coisa a adicionar funcionalidade é a capacidade de adicionar javascripts às suas filas de impressão. Isso permite que você use prompts pop-up, caso alguém imprima um documento grande em cores e, em seguida, abra para soltar o trabalho, forçá-lo a colocar em um alto volume / impressora mais econômica. Tenho certeza que você encontraria o que precisa com este produto.

Sem mencionar que você é bem-vindo ao teste gratuito de 40 dias do site.

    

Answer 4

Você está usando impressoras simples ou copiadoras / dispositivos multifuncionais? Se este último, existem ferramentas de contabilidade e funções MFP que podem ajudar com isso. Keycode - proteja a funcionalidade de impressão a cores. Se você estiver no AD, execute a contabilização de trabalhos por usuário, talvez. Aproveite o seu fornecedor de impressoras, se houver um. Esses são cenários comuns e podem ter sugestões mais específicas para controlar o uso.

    

Answer 5

Já existem algumas ideias, mas adicionarei mais uma:

Localize as impressoras para que fiquem bem visíveis ao ambiente de trabalho circundante.

Se todos souberem que não devem imprimir material não relacionado com o trabalho, outras pessoas que o virem irão desencorajar a violação da política. Não coloque as impressoras atrás das prateleiras nos cantos mais escuros dos corredores. Em vez disso, coloque-os em lugares onde as pessoas verão o que acontece lá.

Se a sua organização já possui câmeras de segurança aqui e ali por outros motivos, você pode colocar algumas das impressoras em algum lugar perto dos locais das câmeras (não necessariamente precisa estar no campo de visão da câmera :).

    

Answer 6

Experimente o "PaperCut", que permite definir orçamentos para diferentes usuários e grupos.

    

Answer 7

Antes de abordar o problema técnico, primeiro você deve levar em conta que há três cenários diferentes que afetam sua capacidade de economizar custos de impressão:

- Network printers managed by you.
- Network printers managed by another organization.
- Departamental printers.

Sua primeira ação deve ser "brincar de política do escritório" para ter um único meio de imprimir controlado por você: você não pode economizar dinheiro em uma área que não controla.

Isso tem uma vantagem adicional em relação à economia: ao padronizar a impressão e centralizar a compra de itens de consumo, você pode obter uma cotação de preço melhor de seus fornecedores. Provavelmente apenas isso vale o esforço.

Depois de controlar a impressão, você pode decidir quais medidas técnicas pode tomar.

Como você está em uma organização de assistência médica, aconselho a implementar uma solução de "impressão de tração" para garantir a confidencialidade também (você pode vender a ideia para a alta gerência apenas com a ideia de confidencialidade).

Com a "impressão por solicitação", os usuários enviarão os trabalhos de impressão para um servidor de impressão e, em seguida, terão que ir até a impressora e fazer o login para obter o trabalho de impressão. Isso tem a desvantagem de a impressão ser lenta (você não pode simplesmente enviar o trabalho para a impressora e selecioná-lo 10 minutos depois); mas também reduz o desejo de imprimir tudo (quando os usuários têm que esperar para imprimir algo, de repente a economia da impressão muda: a impressão não é mais GRATUITA).

    

Answer 8

Estamos usando o Print & Share da Ricoh com grande sucesso.

Veja o site deles: link e link

Temos perfis para forçar nossos usuários (grupos de segurança no AD) a imprimir em b & Removemos as páginas vazias em alguns perfis, etc ... Muito boa solução. Alta curva de aprendizado, mas depois de um dia jogando com você, você entenderá o poder. Comparamos o PaperCut e o Print & Share e achamos isso mais acessível, e podemos aplicar facilmente novas regras apenas criando ou alterando um perfil.