Nome da função versus nome da pessoa para contas de email

Question

Estou procurando sugestões de práticas recomendadas aqui.

Quais são as razões para e contra o uso de nomes de função como prefixos de conta de e-mail versus o nome do usuário? Ou seja

"[email protected]" vs. "[email protected]"
or
"[email protected]" vs "[email protected]"

E, além disso, há casos especiais em que a 'regra geral' não se aplica? Gosta de certos papéis? por exemplo. "recepção", "contato", "helpdesk", "admin" ??

Eu só preciso de mais conhecimento sobre os prós e contras, por isso tenho mais para ir para a gestão com.

    

Answer 1

A principal razão para os endereços de função é que as pessoas mudam de emprego.

É muito mais fácil alterar um alias de servidor de email para que a reception @ ou sales @ aponte para o novo membro da equipe ou para a lista de emails de uma equipe do que para entrar em contato com cada cliente que já recebeu esse endereço e solicitar que eles alterem seus catálogos de endereço.

Adição para maior clareza:

Do ponto de vista comercial, os clientes querem ter certeza de que podem sempre entrar em contato com alguém para ajudá-los, mas ter acesso a membros específicos da equipe para gerenciamento de clientes / contas ou suporte / vendas de nível superior, quando apropriado.

Para atingir esse objetivo, minha recomendação é usar ambas as técnicas; a equipe deve ter contas personalizadas / nomeadas e ser membros de um alias ou lista de distribuição / correspondência para seu departamento, função ou filial - qualquer delineação faz sentido.

Que endereço é dado ou usado então torna-se uma decisão comercial de acompanhamento esperado / contato pessoal / conhecimento histórico necessário, rotatividade de pessoal e como as solicitações de clientes "gerais" são (exemplo, redefinições de senha podem ser executadas por qualquer membro da equipe de help desk )

Para funções voltadas ao cliente da linha de frente, departamentos com alta rotatividade ou onde as solicitações podem ser concluídas por qualquer funcionário, os clientes podem receber o alias (support @, sales @, reception @) para esse departamento, garantindo a alguém o departamento receberá seus e-mails e poderá cuidar deles. Quando um membro da equipe deixa ou muda a função, torna-se uma questão de alterar o alias ou a assinatura da lista de discussão.

Para funções em que um alto nível de contato pessoal, conhecimento histórico ou onde o trabalho só pode ser executado por membros específicos da equipe, o contato pode ser feito usando a conta nomeada. Eu recomendo que o cliente seja fornecido com um endereço de alias, para que não seja deixado de lado quando um membro da equipe deixar a empresa ou estiver de licença.

    

Answer 2

Depende definitivamente do contexto - as contas nomeadas devem ser para quando as pessoas querem se comunicar com essa pessoa especificamente (por exemplo, 'envie esse arquivo para John em contas'), enquanto as contas de função são muito útil para quando você não se importa com quem está atualmente fazendo esse trabalho, apenas para que eles recebam sua mensagem (por exemplo, 'notificar a recepção de que estou esperando um visitante').

Você pode até mesmo ter algumas pessoas com contas pessoais e responsáveis, ou com acesso a contas de funções - por exemplo, funcionários do helpdesk: os clientes podem enviar e-mails para o 'helpdesk @ ....' e receber uma resposta de ' ann.other @ ... '. É assim que temos na minha empresa e funciona muito bem para nós.

    

Answer 3

Costumo fazer grupos de distribuições com nomes de funções e colocar no grupo as pessoas envolvidas, se houver apenas uma pessoa, de qualquer maneira, sempre haverá um endereço de e-mail por pessoa e pelo menos um endereço de e-mail por função.

    

Answer 4

Conta pessoal nomeada para todos, e não importa se você usa [email protected] ou o menor [email protected] - nome da função são desnecessariamente desmoralizantes (ninguém quer se sentir como se fosse uma recepção2).

Endereços com nomes de função são ótimos para grupos. Isso permite que as pessoas enviem e-mails para uma caixa que várias pessoas verificam ou que seja distribuída para um grupo que seja facilmente gerenciado por você.

• Compras: seus suprimentos ainda são pedidos, mesmo que metade do departamento esteja de férias

• Vendas: a resposta mais rápida é uma coisa boa

• Helpdesk: mesmo

• Empregados americanos, prestadores de serviços - o RH adora grupos que economizam tempo como esses, para ajudá-los a enviar informações sobre benefícios para o subgrupo correto

Por fim, se você ligar esses endereços a um logon de diretório central em algum momento no futuro, todos PRECISARÃO de uma conta distinta que seja rastreável somente para eles, para que você possa gerenciar permissões e auditar corretamente.

Lembre-se de que, em geral, se alguém quiser enviar e-mails como vendas, em vez de enviar seu próprio nome no endereço de retorno, isso será possível concedendo permissões de envio.

    

Answer 5

Existe um motivo para o alias de email ter sido desenvolvido. Eles facilitam muito quando as pessoas mudam de papéis.

for certain roles? eg. "reception", "contact", "helpdesk", "admin"??

A RFC 2142 fornece uma lista de endereços de e-mail que se deve esperar razoavelmente para qualquer domínio.

    

Answer 6

Eu definitivamente NÃO usaria nomes de papéis. Apenas meus dois centavos, mas quando as pessoas têm uma conta de função e não sua própria conta pessoal, elas tendem a compartilhá-la e dar a senha. Se isso não é um problema, então vá em frente ~

Também é mais fácil gerenciar uma infra-estrutura baseada em grupo na minha opinião. Faça grupos para esses papéis e atribua indivíduos.

Além disso, o que você faz quando alguém muda de função? Acontece muito onde eu trabalho ~

    

Answer 7

Não há "práticas recomendadas". Tudo depende do que é decidido para qualquer organização em particular. Com isso em mente, a única vez que vejo endereços de e-mail baseados em função é para funções genéricas, nas quais frequentemente mais de uma pessoa lida com esse e-mail. por exemplo. [email protected]

Acho que você verá que, em geral, a maioria das pessoas e empresas prefere usar endereços de e-mail baseados em nome. Claro que não há "padrão" para como eles são gerados. Você verá todas as combinações imagináveis de nomes e iniciais, todas unidas ou separadas por um ponto, traço ou sublinhado.

Minha sugestão é considerar cuidadosamente o papel que cada pessoa tem e se essa função é ou será executada por várias pessoas, que acessarão a mesma conta de e-mail. Escolha um endereço de e-mail, conforme apropriado.

    

Answer 8

Usamos nomes baseados em função para contas gerais, "[email protected]" ou "[email protected]". Essas contas geralmente são compartilhadas por várias pessoas. Normalmente, são usados para contatos iniciais quando as pessoas não têm uma pessoa específica para entrar em contato.

    

Answer 9

Para jogar alguns centavos aqui:

Todo usuário recebe uma conta individual e um endereço de e-mail. Os usuários que trabalham em cargos de "função" (compras, suporte, etc.) são incentivados ou solicitados pela política a usar o endereço de "função" ao executar seu dever de "função". (As contas individuais são necessárias para permitir a auditoria de atividades de usuários individuais.)

Eu particularmente gosto de usar contas de função nos relacionamentos com fornecedores. Eu gosto de coisas como:

• [email protected]
• [email protected]
• etc

Eu fui o contratante preenchendo os administradores de sistema em muitas e muitas vezes, e ter que passar por uma longa lista de fornecedores removendo e substituindo o antigo administrador de sistema é uma completa perda de tempo.

Eu não restringiria isso aos fornecedores de TI. Eu estou apenas usando-os como um exemplo. No final, a flexibilidade em controlar a entrega de e-mails futuros e desvincular "o papel" de "a pessoa" são coisas boas.