Arquivo pessoal de e-mail alternativo para arquivos PST

Question

Se você não está disposto ou não é capaz de impedir que os usuários mantenham e-mails antigos "para sempre", qual solução você tem?

• O Exchange 2007 permite caixas de correio enormes, mas muitas pessoas ainda recomendam contra ele (embora não esteja claro se há uma razão real para isso, ou se é apenas um hábito antigo).
• Os arquivos PST não devem estar em uma unidade de rede - a escolha parece estar fazendo de qualquer maneira (o que eu fiz por anos sem nenhum problema real) ou fazendo backup de desktops (nem sempre uma opção)

Então ... o que mais?

Notas:

• Pontos de bônus para soluções que funcionam com configurações de troca hospedadas / terceirizadas
• Pontos de bônus para soluções que permitem que alguns arquivos sejam compartilhados entre usuários
• Pontos de bônus para soluções que permitem acesso / pesquisa pelo Outlook ( Adicionado com edição )
• Isso não tem nada a ver com conformidade, não me importo de arquivar todos os emails

Answer 1

Veja as perguntas semelhantes aqui para obter melhores respostas: Arquivamento de e-mails em um ambiente do Exchange

E eu copio minha resposta novamente abaixo,

Eu sempre recomendo o GFI MailArchiver ( link ). Eu tenho usado desde 2006. Não poderia estar mais feliz. Para ser honesto, é um sonho para quem precisa gerenciar o servidor do Exchange para ter uma solução de arquivamento. Facilita muito o gerenciamento no lado do servidor.

O MailArrchiver é um sistema baseado na web construído em ASP.net com o uso do SQL na parte de trás. Você não precisa alterar nada no lado do servidor Exchange, apenas habilitar o diário no armazenamento de mensagens e arquiva e-mails em tempo real.

Ele também possui uma ferramenta de importação em massa que ajuda a arquivar as caixas de correio existentes e uma ferramenta de exportação em massa para baixar os emails do arquivador. Também tem auditoria embutida.

Acima de tudo, é barato.

Além disso, o MailArchiver resolve todos os requisitos que ele possui.

    

Answer 2

Se você estiver usando o MS Exchange 2007, poderá usar Pastas gerenciadas. Com as Pastas Gerenciadas, você pode criar regras personalizadas para arquivamento / exclusão de emails antigos nas caixas de correio do cliente. O MS Exchange 2010 incluirá o arquivamento de e-mail incorporado.

Da perspectiva dos usuários, Outlook 2007/2003 / 2002 Add-in: Personal Folders Backup é bastante útil.

    

Answer 3

Você não vai gostar desta resposta, mas eu manteria as mensagens no servidor e melhoraria suas opções de armazenamento / backup. Ao exportar as mensagens, você perde as vantagens do armazenamento de instância única e só adiciona complexidade ao sistema. Se você estiver usando uma solução hospedada e eles não puderem expandir seu armazenamento, considerarei mudar para alguém que possa. Se não, então, o arquivamento automático para .PST provavelmente será sua melhor aposta.

    

Answer 4

Uma outra opção (além do GFI MailArchiver) é o Exchange Server Archiver da Redgate, que parece fazer tudo o que você está procurando. Eu mesmo não usei, mas eles têm uma avaliação gratuita: link

    

Answer 5

Um bom amigo meu que trabalhou em uma grande empresa de hospedagem do Exchange escreveu um bom artigo a respeito de por que você não quer deixar PSTs em um compartilhamento de rede aqui: link

Com o Outlook 2007 SP2, o cache local de caixas de correio muito grandes (> 2 GB) funciona muito bem.

Quanto à sua pergunta atual ... vejo que você não quer arquivar todos os e-mails, mas apenas alguns e-mails para certas pessoas? As pessoas estão preocupadas em perder informações que foram transferidas para os PSTs?

    

Answer 6

Arquive o email usando o TEAL ( CoolRock Software ). Os usuários podem pesquisar seus e-mails usando a interface da Web ou o plug-in do TEAL Outlook. Os usuários podem ter mais confiança em excluir seus e-mails do Outlook, sabendo que podem simplesmente arrastá-los de volta, se precisarem (mesmo se o servidor Exchange estiver inativo). Então você pode introduzir cotas etc. se você quiser.

    

Answer 7

Mostramos aos nossos usuários como mover e-mails que eles desejam manter em suas pastas particulares. Dessa forma é fora do servidor e em sua máquina, mas ainda no Outlook para que eles possam acessá-lo. Para usuários que não conseguem lidar com isso sozinhos, mostramos a eles como configurar o Auto Archive no Outlook. Basicamente, move qualquer coisa mais antiga que um intervalo de tempo definido para uma pasta pessoal no Outlook.

Esta solução funciona para sua solução off-site (hospedada) à medida que seus dados são movidos do servidor para a área de trabalho e evita que você tenha que armazenar .pst em sua SAN. Deixamos o backup de dados para eles. Se quiserem colocá-lo no SAN, podem ou não se preocupar com isso.

    

Answer 8

NÃO USE PST FILES EM TODOS

Eles são a pior invenção de todos os tempos para ambientes em rede. Se você tem o Exchange, não precisa deles. Estou continuamente impressionado com a quantidade de pessoas que estragam perfeitamente as implementações do Exchange adicionando arquivos PST.

No PC, eles não recebem backup, a menos que você recorra a truques como copiá-los de volta para a rede no logoff (o que não será bom para usuários remotos). No servidor, o Outlook manterá os identificadores de arquivos abertos e eliminará o desempenho da sua rede. De qualquer forma, você está confiando no usuário para gerenciar seu próprio armazenamento de e-mail. A maioria dos usuários não está interessada em fazer isso. Eles querem fazer o login de manhã e pegar suas coisas. De qualquer maneira eles não são seguros - qualquer um pode puxar uma cópia do PST e - mesmo se eles estiverem criptografados - executar um decrypter de força bruta.

A solução é implementar políticas rígidas de retenção de dados com cotas rigidamente aplicadas. Diga aos usuários que reter correspondência no email é inútil, já que o registro de correspondência não é acessível a ninguém (então o que acontecerá quando estiver de licença e for urgentemente necessário), e será perdido quando deixar a organização e sua conta é excluída. Instrua-os a imprimir e arquivar correspondência importante ou a salvá-la em uma pasta compartilhada. Coloque-os em bons hábitos e o resultado final será melhor para todos.

    

Answer 9

Existe um ajuste de registro que limitará o tamanho do aqui

Eu ainda não usei pessoalmente, mas planejo experimentá-lo em breve. Temos pits em uma máquina dedicada em cada filial e não tivemos nenhum problema. Alguns deles estão ficando bastante grandes.

    

Answer 10

Para mim e em uma base experimental para alguns usuários normais, usamos dois produtos chamados EZDetach e MessageSave. Você pode ler mais no site deles, mas basicamente eles são usados para puxar mensagens e anexos do Outlook para pastas.

EZDetach passa por qualquer pasta (s) do Outlook na qual você aponta (pode ser uma caixa de correio ou um PST) e extrai anexos e os exclui (se você quiser.) MessageSave faz a mesma coisa com o corpo das mensagens - puxa-os para fora e guarda-os no disco - normalmente - no formato .eml.

Existem outras ferramentas semelhantes, mas não testei muitas delas. Eu encontrei estes dois trabalhos para mim pessoalmente e para alguns outros na empresa. Eles não são realmente para iniciantes, eles geralmente apenas funcionam da maneira que você os configura, mas há muitas opções e se você mudar alguma coisa você pode obter resultados estranhos - mensagens salvas em locais inesperados, por exemplo.

Eles oferecem uma maneira fácil de compartilhar as mensagens "arquivadas", basta colocar as pastas e os arquivos em um compartilhamento.

Então, essas não são uma solução perfeita, mas para você ou para alguém com necessidades semelhantes, elas podem resolver o problema.

OTOH ...

Para mim, mantenho meus arquivos de e-mail em arquivos de texto e recebo todos os meus e-mails há 19 anos. Fácil de pesquisar, muito portátil. Durante o ano passado, usei os programas mencionados acima para salvar minhas mensagens como texto e armazenar anexos que eu não tivesse em outro lugar.

    

Answer 11

Todo mundo parece ter definições diferentes de grande, mas para mim rodando o Exchange 2003 com executivos que geram mais de 10 GB / ano em email, eu escrevi um script VBA simples que replica a funcionalidade de arquivamento que vem com o Outlook, mas parece capaz para copiar caixa de correio para caixa de correio melhor e me permite especificar os parâmetros de data.

A cada ano, eu crio uma nova caixa de correio para esse ano como "bob2008", etc e a cada trimestre / semestre / ano (dependendo da velocidade com que sua caixa de correio cresce), movo os e-mails da caixa de correio atual para a caixa de arquivos. As caixas de correio de arquivo morto são armazenadas em um servidor Exchange separado que armazena apenas mensagens arquivadas para manter o servidor principal rápido. Os backups não precisam ser frequentes porque há apenas novos dados trimestrais.

Quanto a permitir o acesso dos usuários, concedo a eles permissão para visualizá-los como uma caixa de correio adicional no Outlook.

    

Answer 12

Use um servidor LDAP. Você pode manter o e-mail antigo o quanto quiser e há suporte para pastas compartilhadas. Cyrus é uma excelente opção para isso.