A partir do que você está descrevendo, você está realmente procurando por um sistema de controle de revisão distribuído. Ele mantém um repositório central em um servidor e os clientes podem fazer check-in para atualizações.
Você está usando o Adobe Indesign, e eu não consegui descobrir que tipo de opção de integração existe para vários sistemas de controle de revisão, mas isso é apenas uma pesquisa. A Adobe oferece algo chamado Bridge, mas, a partir de sua descrição, parece estar mais focado na mídia, então não tenho certeza de que ela fará o que você precisa.
Existem muitas opções por aí. Eu usei o Perforce e o Git. É certo que aqueles estavam focados no desenvolvimento de software, mas nós os usamos para gerenciar ativos de arte e documentos de design.
Sou um strong defensor do uso de um sistema como este e de que os designers / engenheiros verifiquem e recebam atualizações quando quiserem obter as informações mais recentes. Às vezes, há um benefício ou desejo de usar uma versão mais antiga de um documento, e ir para esse tipo de sistema o afasta dos compartilhamentos SMB / CIFS e para um sistema de controle de versão gerenciado.