Gerenciando caixas de correio enormes

Question

Estou executando um servidor Exchange 2000, com apenas alguns usuários (cerca de 10). Alguns deles gerenciam todo o seu trabalho em email. Eles geralmente enviam / obtêm documentos com vários megabytes e enviam / recebem revisões desse arquivo várias vezes ao dia. Consequentemente, eles têm caixas de correio de 5 GB ou mais. Eu só posso suportar alguns desses usuários em um servidor do Exchange 2000, com seu limite de armazenamento de 16 GB. De vez em quando faço com que arquivem e-mails antigos em um pst; no entanto psts muito grandes (> 2 gb) são lentos e não confiáveis e dividem seu e-mail por vários pst + sua caixa de correio de troca não é conveniente para eles (difícil procurar por todos os e-mails de uma pessoa quando eles estão espalhados, no outlook, diferentes contas de email; além disso, eles não têm acesso ao pst de outros computadores ou através de webmail).

Evidentemente, também tentei instruir os usuários de que não deveriam enviar documentos "muito grandes". A maioria deles não tem noção do tamanho dos documentos eletrônicos, muito menos que teria uma mudança para tomar uma decisão informada sobre se um arquivo é ou não adequado para o transporte via e-mail. Fazer com que eles usem outras maneiras de transferir arquivos está fora de questão.

Então, pelo que eu vejo, as opções são:

• Diga aos usuários para engoli-lo e gerenciar manualmente sua coleção de pst (não é realmente uma opção, eles vão estragar e me culpar)

• Encontre uma maneira de os usuários gerenciarem grandes quantidades de e-mails off-line. Não tenho certeza se há uma maneira de fazer isso no Outlook.

• Encontre outro modo (não-Outlook) de gerenciar cargas de email offline, sincronizadas com o Outlook. Não é muito viável, mas estou feliz em ser mostrado errado.

• Está atualizando a ajuda do Exchange? Posso executar o Exchange 2007 com caixas de correio de 10 GB? O Outlook pode lidar com isso?

• Outro?

Alguma ideia? Obrigado.

    

Answer 1

O Exchange 2007 fará com que esse problema em particular desapareça ... não, na verdade. (Verifique aqui para uma explicação detalhada do motivo). Primeiro, remove o limite de 16 GB. Em segundo lugar, sua área de cobertura de E / S é altamente aprimorada em relação ao Exchange 2003, que, por sua vez, é uma melhoria em relação a 2000. Em terceiro lugar, ele apresenta muitas outras melhorias de desempenho e segurança.

O Outlook 2007 SP2 também inclui várias correções para fornecer melhor desempenho também para grandes caixas de correio. Com a combinação dos dois produtos, você deve estar pronto.

Dependendo dos PSTs, é necessário solicitar problemas, pois eles não são gerenciados ou armazenados de forma centralizada.

Mais amplamente, você pode querer investigar o SharePoint como um repositório de documentos para que seus usuários obtenham o controle de revisão e a funcionalidade de check-in / check-out, sem mencionar a remoção de todos esses documentos dos bancos de dados do Exchange.

    

Answer 2

Como o Exchange 2007 tem suporte a 64 bits, você pode ter mais memória na máquina, sempre bom. O Exchange 2007 std não tem limite de armazenamento em software, portanto, você pode ter uma loja de troca de 16TB, se desejar.

Se você atualizar para o Exchange 2003, poderá ampliar o Informations Store editando os valores do Registro e reiniciar o Armazenamento de Informações. Google: aa998066 (link de technet) Parece ir até 75GB com o padrão do Exchange. Então você não precisaria usar arquivos PST por motivos de armazenamento.

Estabeleça um backup em nível de bloco do armazenamento de e-mail e, em seguida, faça com que os usuários removam itens realmente antigos e garanta que você possa recuperar os e-mails posteriormente. Para diminuir a carga no servidor do Exchange. Talvez defina restrições no e-mail de entrada / saída para 5MB? Limitar tamanhos de caixa de correio também? para que os usuários façam alguma limpeza de vez em quando.

Apenas algumas idéias, não sou fã de arquivos pst. Quanto ao cliente, com certeza ele pode lidar com isso. Nós temos uma configuração muito estranha para o pessoal dos EUA aqui, uma caixa de entrada do usuário encaminha todos os e-mails para .. 28GB com aproximadamente 200k itens na caixa de entrada. Use o modo não armazenado em cache no cliente e você deve estar seguro.

    

Answer 3

Eu recomendo o Arquivador de Mensagens do Barracuda. Pode cortar anexos da troca e hospedá-los. Ele fornece um link na mensagem original para os anexos aparados.

    

Answer 4

Espero conseguir alguns votos negativos para isso aqui, mas deixe-me adicionar um "UserVoice" se for permitido: -).

De uma perspectiva de usabilidade, ter sua caixa de entrada do Outlook como toda a sua vida útil é excelente. Ele supera o sistema tradicional de arquivos, uma vez que cada item está lá, mesmo offline, no contexto de seu processo de criação, incluindo todos os valiosos dados extras de meta e contexto; quem enviou, quem comentou sobre o que, quando foi distribuído, versões anteriores, itens relacionados, ...

O manuseio de arquivos enormes do Outlook não tem sido um problema para o usuário desde 2003. Com o Outlook 2007 e a pesquisa aprimorada, ele se tornou extremamente conveniente e rápido também.

Acredito que, do ponto de vista dos sistemas, é hora de abraçar e apoiar grandes caixas de correio. O Exchange 2000 tem quase uma década. Mudar para uma versão que esteja alinhada com os clientes atuais ajudará você.

    

Answer 5

Se você insistir em usar um trator para cortar a grama, pode se surpreender quando se transformar em uma grande bagunça? E-mail não é um método de transferência de arquivos bom ... pelo menos não foi com o Exchange 2003 e anterior. Será útil se 2007 corrigir isso.

    

Answer 6

Quanto à solução rápida e gratuita, você pode instalar um servidor Linux com o serviço IMAP, que armazena mensagens no formato Maildir - ou seja, todos os e-mails em arquivos separados. O CentOS com o Dovecot fará isso.

    

Answer 7

Sugiro que você coloque cotas nas caixas de correio e, em vez de usar o Exchange como um armazenamento de arquivos, instrua os usuários a salvar os anexos e as mensagens em uma pasta compartilhada / nework.

Você pode até mesmo criar uma estrutura de pastas para eles no compartilhamento de rede. Em seguida, é pesquisável pelos métodos normais do Windows.

    

Answer 8

Você já pensou em usar um serviço de retenção de e-mail como o Global Relay? Nós os usamos para arquivar nosso e-mail por motivos de conformidade, mas isso também teve o efeito colateral de encolher as caixas de e-mail dos meus usuários, pois eles sabem que, se quiserem uma mensagem excluída, podem acessar o site do Global Relay e recuperá-lo.

    

Answer 9

Outra opção que os outros não mencionam é, na verdade, fazer com que a Microsoft hospede sua Instalação do Exchange usando sua oferta do Outlook Live (de marca recente).

Confira:

link

    

Answer 10

Como sugerido, acho que você tem duas boas opções:

1. Atualizar para o Exchange 2007, o limite desaparece

2. Implemente um produto como o Enterprise Vault da Symantec. Ele irá arquivar e-mail usando uma variedade de critérios (incluindo apenas e-mail com anexos). Esses e-mails têm um stub deixado no Outlook que é quase transparente para o usuário (o ícone parece diferente, mas todo o resto parece o mesmo), então dificilmente notam que o arquivamento aconteceu.

Eu pessoalmente gosto da opção 2 porque ela inclui recursos como armazenamento de anexos de instância única, de modo que, se você tiver mais de uma pessoa com o mesmo e-mail / arquivo, ela será armazenada apenas uma vez. Isso também descarrega muitos dados do seu servidor Exchange, tornando o desempenho muito melhor, bem como o seu tempo para recuperar um armazenamento de dados danificado e muito menos.

    

Answer 11

Na minha experiência, iniciar cotas de e-mail para usuários que nunca as tiveram antes é uma receita para uma revolta de usuários. Isso só funciona se os grandes gerentes endossarem e concordarem em aplicá-lo em suas áreas. Temos limites de armazenamento draconianos desde os dias do MS-Mail, e é por isso que podemos nos safar com cerca de 4.300 usuários em menos de 1TB de bancos de dados de armazenamento de mensagens.

No seu caso, a atualização para o Exchange 2007 lhe dará mais espaço para respirar, como destacaram MrTimpi e Paul Robichaux. Se gerenciar grandes lojas de correspondência não é sua xícara de chá, as soluções de arquivamento que se integram ao Exchange são outra opção; apenas parece como uma caixa de correio, embora seja dividida entre a loja de e-mails e o archive-db.

Por fim, o SharePoint pode ajudar aqui. É mais um banco de dados, mas foi projetado desde o início como uma forma de gerenciar todo um ambiente de trabalho. Uma vez que você tem isso, você pode achar que a pressão sobre seus servidores de e-mail não está crescendo tão rapidamente quanto costumava.

    

Answer 12

Use o Xobni para indexar e pesquisar os e-mails e arquivos PST. Eu tenho usado por um tempo agora e acho muito útil para digitalizar através de grandes e-mails e anexos. Mas ele consome um pouco de memória, mas vale a pena o esforço de encontrar aquele e-mail antigo com a palavra doc que seu colega lhe enviou há alguns meses.

    

Answer 13

Considere usar o email como um dispositivo de comunicação e não como um dispositivo de armazenamento de arquivos.

    

Answer 14

Para o seu email, precisa de versões de documentos;

Você pode optar pela instalação do SBS 2008 (troca 2007, sharepoint)

Você também pode instalar uma distro linux e usar o "Mindtouch core" (versão opensource), que lhe dará um portal wiki / intranet e você poderá anexar documentos etc. nele.

O mais importante - você precisa educar seus usuários dizendo-lhes as desvantagens, que armazenar todos os documentos em e-mails é basicamente um dano convidativo - como quando o pst for corrompido; você precisa enfatizá-los de que o propósito do e-mail é a transferência de mensagens e não a versão / transferência de documentos, pois existem vários outros produtos.

www.mindtouch.com (eles também fornecem uma imagem vmware que você pode baixar e usar no vmware player)

    

Answer 15

Se é mais sobre transporte do que sobre armazenamento (especialmente se você não estiver usando uma única instância), talvez você deva procurar o Accellion?

Acho que é como executar sua própria versão privada de "yousendit.com", mas manter todos os arquivos seguros (com políticas de retenção configuráveis), entre o remetente e o destinatário (interno e externo). Eu acredito que a versão paga ainda faz integração perfeita do Outlook.

link

Felicidades,

Luke.