Como separar e-mails para funções diferentes que um indivíduo possui?

Question

Eu trabalho em uma universidade, onde temos funcionários que também podem ensinar como membros adjuntos do corpo docente. Nós emitimos uma conta para o indivíduo com base em seu nome, então Joe Smith receberia [email protected]. e cabe a eles classificar seus e-mails para conteúdo da equipe versus conteúdo adjunto.

O RH deseja que esses indivíduos tenham duas contas, uma para o trabalho de sua equipe e outra para o trabalho adjunto, para que as duas fiquem completamente separadas. Um dos motivos é que, se a função de equipe for encerrada por qualquer motivo, eles não devem ter acesso ao conteúdo de sua equipe, mas ainda podem continuar no papel de adjunto. Usando o exemplo anterior de "Joe Smith", eles manteriam sua conta [email protected] para o trabalho da equipe e obteriam a próxima iteração do nosso esquema de nomeação como um adicional [email protected] para sua conta adjunto.

Eu não quero fazer isso por vários motivos:

1. De uma perspectiva de segurança, gostaria que 1 usuário tivesse 1 conta
2. É necessária uma licença de conta de e-mail extra (estamos usando o Zimbra)
3. É confuso ter duas contas que mapeiam para a mesma pessoa para papéis diferentes
4. Em qualquer caso, o usuário tem esse conteúdo e pode fazer o que quiser com ele: encaminhar para sua outra conta, salvá-lo em disco, qualquer coisa. Então, se o RH sonha em manter qualquer informação somente de um usuário quando o emprego de sua equipe é terminado, é uma batalha inútil.

Algumas opções que pensamos:

1. Crie um alias e configure uma persona no Zimbra - Isso resolve o problema de licenciamento e tudo está na mesma conta, mas não está separado, pois se o contrato de trabalho da equipe terminar, eles ainda terão acesso a todas essas informações. / li>
2. Domínios diferentes - tendo [email protected] e [email protected] - Isso ainda é tão ruim quanto a solução de 2 contas, agora eles são distribuídos em 2 domínios

Alguém mais passou por uma situação semelhante e, em caso afirmativo, como você lidou com isso?

    

Answer 1

Não vejo nada de errado com o plano de RH. Faz sentido para mim manter os emails separados por papel. Se o custo de licenciamento adicional for aprovado, minha opinião seria de acordo com ele.

Você tem um ponto sobre um usuário acessar e-mail enviado para uma função da outra função, mas acho que o ponto é tomar as medidas apropriadas para manter as funções distintas e exclusivas, não para fechar qualquer brecha possível que existe. Se fosse esse o caso, você teria muito mais trabalho a fazer, e não apenas em relação ao e-mail.

    

Answer 2

Concordo com o seu ponto # 4 - tentar limitar o acesso das pessoas a e-mails depois que o fato é um exercício de futilidade.

Configurar endereços de e-mail que são pessoais (que é o que você tem com seus endereços smithj @) e baseados em funções parece um pesadelo logístico: você terá que ter coisas como: [email protected] e alex_smith_research_assist @ domain.edu? E quanto às pessoas que são promovidas, ou mudam seus papéis de outra forma: [email protected] obtém estabilidade e tem que mudar para [email protected]?

    

Answer 3

Se os e-mails específicos forem separados, você não poderá gerenciar todos os e-mails em uma única conta de usuário na caixa de correio do Zimbra. Você pode filtrá-los para encaminhamento em pastas específicas, mas para uma separação completa, você precisará de contas diferentes.

Uma solução quase automática para separação de emails em contas diferentes seria usando a opção recipient_delimiter no Postfix do Zimbra ou uma tabela de transporte virtual com o REGEX.

Em seguida, você pode configurar um segundo imapd como o dovecot e encaminhar e-mails específicos para esse daemon via LMTP. Como auth mech você pode usar o serviço LDAP do Zimbra, assim você não tem mais trabalho recorrente com contas de usuário no segundo imapd. Em tal solução, o dovecot precisará servir através de portas não padrão para trabalhar em paralelo com o Zimbra. Com essa solução, você não terá custos de licença adicionais e os usuários terão duas contas.

Outra idéia é encaminhar os e-mails de todos os usuários para uma finalidade específica em uma única conta Zimbra, filtrá-los em diferentes pastas de usuários e dar a eles acesso a essa pasta por meio de uma assinatura em suas próprias contas. Isso também deve ser tratado automaticamente pelo menos por um cron job. Com essa solução, os e-mails enviados também poderiam ser filtrados e encaminhados para essas pastas específicas.

Em seguida, os usuários só precisam decidir qual identidade usarão para os e-mails enviados: [email protected] ou [email protected]