O MDM é a tecnologia que você está procurando. Para cada sistema operacional móvel diferente, você precisaria de um produto MDM (Mobile Device Management) que pudesse executar essa ação. Nem todos os produtos MDM terão necessariamente o recurso que você está procurando, pois não sabemos qual software de email ou plataforma de diretório de usuários você está usando - por exemplo, com a integração do Exchange, o produto MDM geralmente precisa ser capaz de consultar Exchange e AD. Alguns produtos MDM podem suportar várias plataformas.
Obviamente, a TI (ou alguém com direitos de acesso ao MDM) precisará observar os detalhes de cada dispositivo e usuário e preencher previamente as configurações com cada conta.