Sugestões para abordagem sobre gerenciamento de documentos?

Question

Primeiro, estas são questões subjetivas, então, para reduzi-las, estou incluindo alguns requisitos gerais, já que os vejo para o que um bom sistema de gerenciamento de documentos deve tratar.

Requisitos gerais

• Pesquisa
  • Word, PDF, Powerpoint, Excel, etc.
• Revisão
  • Autor
  • Comentário sobre alteração
• Observadores personalizáveis pelo usuário
  • Feed Notificação de alterações em arquivos / pastas / tags / padrões que são importantes para eles.
• Integração com o Diretório do usuário (LDAP / AD etc)
• Acesso remoto fácil
  • Idealmente, um sistema da web para pesquisa / acesso remoto / vinculação de documentos
• Cross Linking de documento
  • Se um arquivo for movido, os links antigos para o arquivo deverão permanecer válidos
• Marcação de documentos
• Acesso off-line
  • Se um usuário estiver fora do local, ele poderá facilmente baixar o conjunto de arquivos / diretório para sua máquina e depois trabalhar off-line, por exemplo, um voo internacional.

Requisitos assumidos

• Capacidade de backup
• Pode lidar com um grupo razoável de usuários (20 a 1000)
• Alguma maneira de dimensionar a longo prazo

Software

Eu tenho algumas coisas em mente, mas nada realmente atinge o ponto ideal dos requisitos e usabilidade acima.

• Microsoft Sharepoint
  • Não é amigável para diversas bases de usuários (multi-os etc)
  • Difícil de gerenciar documentos em massa e interface confusa
• Subversão
  • Resolve offline, mas requer muitos bolt-on para resolver pesquisa, usabilidade e outras necessidades
• Confluência atlassiana
  • Os documentos são secundários à funcionalidade do wiki e mais difíceis de acessar off-line

Alguma sugestão?

Impressão fina

Eu não mencionei outras soluções de VCS (git / P4 / cvs etc) devido às complexidades da experiência do usuário, mas estou aberto a sugestões e exemplos usando essas tecnologias.

Notas adicionais

• link
  • Seja legal se eles tivessem preços listados em seu site.
• link
  • A pesquisa é bastante cara.

Answer 1

Apesar dos contras que você mencionou, o SharePoint atende a todos os seus requisitos e é difícil de superar quando se olha para o quadro geral. Aqui está o porquê:

• É grátis! A edição padrão, o Windows SharePoint Services, é um complemento gratuito para o Windows Server. O Windows Small Business Server foi integrado e configurado, pronto para uso.
• escalável. Atualize para o Microsoft Office Server System, energia suficiente para uma empresa gigante.
• Melhor juntos. Integrado com o Office 2007 e o Windows Desktop. Os recursos de integração não devem ser subestimados, eles tornam o SharePoint muito mais simples de usar.
• Abra as bibliotecas de documentos no Windows Explorer, gerencie-as com o recurso arrastar e soltar.
• Fluxo de trabalho, construído com base no Windows Worflow Foundation.
• Excelente comunidade de desenvolvedores e SDK completo, caso deseje adicionar recursos personalizados.

Não considere soluções isoladamente. Eles podem marcar todos os requisitos, mas se os usuários finais não gostarem deles ou se recusarem a aprender uma nova interface, você terá uma falha na implantação em suas mãos. Eu acredito que a chave para o SharePoint é a estreita integração com o Windows e o Office. Além disso, o SharePoint fará muito mais do que apenas o gerenciamento de documentos - dê uma olhada no "Fab 40" modelos de aplicativos para ver o que quero dizer e todos eles funcionam na versão gratuita.

    

Answer 2

Esta é uma pergunta muito boa e que estou ansioso para ler outras respostas.

Árvore do Conhecimento atinge a maioria das suas necessidades. É open source, mas pagou versões de suporte e valor agregado. É basicamente baseado na web, mas vejo que novas versões têm integração de desktop e aplicativos e suporte a DAV.

Eu implantei a versão da comunidade e usei-a por um tempo, mas acabei deixando-a porque ela não pegou na minha organização. Ele tinha muitos recursos excelentes, mas fazer o gerenciamento de documentos através de um navegador da web adicionava muita sobrecarga da PITA para a maioria dos usuários, e eles o odiavam. Voltamos a usar diretórios compartilhados simples sem capacidade de versionamento, mas temos uma pesquisa decente usando a indexação Spotlight do Mac OS X Server. Também incentivamos a colaboração de documentos em nosso wiki interno (que é versionado, naturalmente) e não em documentos do Word e Powerpoint.

Um DMS bem-sucedido precisa integrar-se firmemente aos paradigmas existentes de gerenciamento de documentos (como o Mac OS X Finder) para poder ser reconhecido. Muitos usuários têm dificuldade em entender conceitos como cópias de trabalho locais versus cópias registradas, e isso piora rapidamente quando, inadvertidamente, contornam o sistema enviando um arquivo por e-mail para um colega para revisão, por exemplo.

Eu não consigo imaginar Subversion et al sendo útil neste contexto. Eles são ótimos para programadores que editam arquivos de texto, mas um desastre total para usuários normais que desejam colaborar em uma apresentação em powerpoint.