Eu construí um servidor separado que tem todos os arquivos do usuário no disco rígido via compartilhamentos DFS. Eu chamo este sistema de REPO.
Este sistema tem sua própria política de backup que mantém todos os arquivos dos últimos 2 anos disponíveis para serem recuperados em um momento (eu digo, 24 horas normalmente!)
Eu também tenho habilidades semelhantes com e-mail, usando o GFI Mailarchiver para manter a mesma quantidade de e-mail para todos os usuários também. Isso me permite até mesmo criar perfis que são somente de leitura, para "estudo" pelo gerenciamento.
Para mim, ter esses servidores com armazenamento em disco massivo, em uma parte separada da rede, forneceu uma ferramenta para permitir que o gerenciamento tenha a visão geral de que precisam para acompanhar os problemas legais que surgem. Pode haver um custo envolvido, mas eu prefiro definir isso como uma solução, em vez daquelas que eu tenho que ficar de olho.