O recurso SMTP do Windows Server não permite criar contas, armazenar emails em caixas de entrada nem entregar emails aos clientes do Outlook. É simplesmente um encaminhador de SMTP.
Se você deseja criar contas de e-mail para [email protected] e similares, está procurando o Microsoft Exchange ou outro servidor de e-mail completo.
A função SMTP no Windows Server serve para que os aplicativos possam enviar emails do servidor em que estão sendo executados. Ele não pretende ser um substituto para o Exchange, Zimbra, etc. Na verdade, esse papel foi preterido em versões mais recentes do Windows porque não tem sido muito útil para a maioria das pessoas por um bom tempo.
Para responder às suas perguntas específicas:
I use Outlook as mentioned but when trying to set my email up ([email protected]) it asks for a username and password (I have not created a username and password, or this email in effect? Do I use the username and password used to log-onto the server?
Você usaria os usuários do Active Directory para isso e atribuir-lhes uma caixa de correio por meio das ferramentas de gerenciamento do Exchange. Você não pode fazer isso usando ferramentas da Microsoft sem o Exchange e o AD.
Am I right in thinking once you've set up and configured a domain and an SMTP server for that domain, you can go ahead and use [email protected] as an email address? And the username and password is infact the username on the server E.G Administrator and the password is the one you created to log into the server.
Não. Isso não está certo. O Exchange aproveita os usuários do Active Directory para isso. Não são usuários locais no servidor.
I have used an email.rbs (I believe it was .rbs) file that stated "email sent" so I know SMTP is working.
O e-mail foi "enviado", mas provavelmente marcado como spam imediatamente pelo destinatário, se você não tiver itens como MX, DKIM e rDNS em vigor.
Microsoft Exchange in itself is a mail server, which is what I have set SMTP up for myself, to avoid needing this and its cost right?
Não, você precisa do Exchange aqui (ou de outro servidor de e-mail.) O Exchange é o servidor de e-mail mais comum no Windows, embora você veja o Domino de vez em quando (tremor).
I have also tried to use smtpdiag.exe to get a black screen flash of the window but the .exe will not open.
Essa é uma ferramenta de linha de comando. Você precisa iniciá-lo em um prompt de comando. O executável está, de fato, iniciando, completando e saindo, que é o flash preto que você está vendo. Se você iniciá-lo a partir de um prompt de comando ou do ambiente do PowerShell, a janela não será fechada imediatamente e você poderá inspecionar a saída.
Please take it lightly on me, this is my first time configuring a server and I'm learning slowly.
Boa sorte!