Como as grandes empresas estão lidando com o armazenamento e a catalogação de discos de instalação de software?

Question

Acabei de começar a trabalhar no departamento de TI de uma empresa de construção de pequeno e médio porte com cerca de 200 usuários. Uma das minhas responsabilidades é configurar e configurar todas as novas máquinas que entram.

Gostaria de sugestões sobre como gerenciar melhor os discos de instalação e as licenças do software que os acompanha. Além disso, qualquer software licenciado adicional, como Autocad, Photoshop, etc, bem como discos de driver periféricos, como impressoras e scanners.

Agora, todas as máquinas são associadas e rotuladas com um ID de recurso. Todos os IDs de ativos são mantidos em uma planilha com números de série aplicáveis, usuário atual, informações de garantia e licenças de software. Os discos físicos são mantidos em uma pasta em um gabinete. Cada pasta é marcada com o número de identificação do ativo e com o usuário atual.

Meus problemas com isso é que o sistema não foi mantido completamente antes de eu chegar à empresa. Existem muitas pastas de software sem identificações de recursos rotuladas nelas. Muitas pastas de software ausentes (provavelmente são muitas das pastas não rotuladas). Pastas com nomes, mas não ids de ativos. As máquinas são trocadas por usuários diferentes sem que as pastas e planilhas sejam atualizadas.

Não estou dizendo que esse método seria necessariamente ruim se fosse implementado e gerenciado melhor, mas se eu tiver que gastar muito tempo para consertar esse sistema atualmente em vigor. Pensei em perguntar primeiro à comunidade como os outros gerenciam esse processo, caso haja maneiras mais fáceis e eficientes de fazê-lo.

Obrigado.

    

Answer 1

Em uma posição anterior, usamos uma combinação de banco de dados e códigos de barras. Quando uma nova máquina estava sendo preparada, uma etiqueta de código de barras era anexada a ela. Um rótulo correspondente foi anexado a um envelope de plástico rígido, no qual foram armazenados todos os manuais e discos que eram para aquela máquina. Uma entrada foi então adicionada ao banco de dados, listando quem era a máquina, qual escritório e / ou departamento.

Os códigos de barras eram destinados a um sistema de entrada de banco de dados mais automatizado (que não estava concluído no momento em que saí), mas os rótulos também tinham números legíveis, o que nos permitiu localizar facilmente o envelope de uma determinada máquina sequencialmente.

O software add-on foi um pouco mais difícil de lidar devido à vasta gama de embalagens diferentes. Em geral, armazená-lo-íamos em uma prateleira na sala de servidores, depois de anexar um rótulo a qualquer informação que fosse relevante para ele, como o (s) usuário (s) para o qual ele se destinava. Isso poderia ter sido melhorado usando um sistema de numeração e um banco de dados, mas, por algum motivo, nunca chegamos a esse estágio.

    

Answer 2

Eu trabalho para uma empresa de porte semelhante, e não posso enfatizar a importância de um sistema decente de gerenciamento de ativos - você economizará muito tempo a longo prazo.

Um bom sistema terá a capacidade de empurrar um programa para cada PC que executará uma auditoria de hardware e software regularmente e reportará a um console de administração central, permitindo que você capture quaisquer alterações que possam acontecer entre as auditorias. Ele também pode permitir que você associe informações de licença a títulos de software instalados e forneça alertas automáticos quando estiver se aproximando ou exceder as condições de licenciamento definidas. Um sistema decente provavelmente terá outros benefícios adicionais (como facilidades de helpdesk) que você pode ou não escolher usar. No entanto, vou avisá-lo que tal sistema será bastante caro.

Eu pessoalmente tive que fazer isso, sem qualquer informação inicial. Eu te aviso agora que se você seguir esse caminho, será um empreendimento MASSIVO que levará muito tempo. Haverá considerável re-digitação de informações, mas uma vez que você tenha tudo pronto, eu prometo a você que é inestimável e vai economizar um tempo indescritível.

    

Answer 3

Configure o Spiceworks (gratuito, com suporte a anúncios por enquanto) em uma área de trabalho sobressalente e veja o que está realmente instalado na rede - irá inventariar máquinas Windows para software e hardware, e extrair algumas chaves (MS Office) se você precisar verificar se há instalações duplicadas usando a mesma chave. As planilhas do Excel nunca são atualizadas na minha experiência, a menos que alguém as esteja auditando todos os meses. No futuro, tente comprar chaves de licença de volume para todos os softwares, em vez de caixas físicas reais com chaves exclusivas. Mantenha todo o software em uso, seja como ISOs ou arquivos em armazenamento on-line lento e grande, para que você possa instalá-lo na rede e pesquisá-lo facilmente. Mantenha uma pasta de arquivos privada na rede com todos os certificados, chaves de licença e arquivos relevantes que são casados com uma versão específica.