Problemas de relatório da sala de reunião do Outlook / Exchange

Question

Relatórios

Às vezes, as coisas nas salas de reunião são interrompidas. Isso precisa ser fácil para as pessoas relatarem, como "o projetor não está funcionando", "o viva-voz não está funcionando", "o quarto está muito sujo" ou qualquer coisa que possamos imaginar.

Esta informação precisa ser armazenada em algum lugar, em um banco de dados ou algo assim, assim ela pode ser apagada assim que for corrigida - e alguém deve ser notificado sobre ela (DL, email ou qualquer outra coisa).

Notificação para outros bookers

Se eu tiver reservado uma sala de reunião, que agora está marcada com um problema, devo receber uma notificação. De preferência, durante a reserva, seria visível na interface, mas se não, então talvez eu recebesse um e-mail informando o problema, para que eu possa considerar a remarcação.

A questão

Existe software como este, talvez até alguma funcionalidade no Exchange / Outlook, que eu não conheço? Terceiros?

    

Answer 1

É provável que isso seja fechado, pois é mais uma questão de "recomendação de software", como está escrito atualmente. Você pode ser capaz de responder melhor sua pergunta para evitar isso, não tenho certeza.

Dito isso, não há nenhuma funcionalidade incorporada no Exchange para fazer isso, mas você pode observar programaticamente fazendo o que deseja.

Uma possível solução (logicamente) ficaria assim:

1. O usuário envia um ticket para o sistema de emissão de tickets do Helpdesk
2. Sistema de bilhética ou alguma outra ferramenta de automação (ou até mesmo um script que inicia um helpdesk), atualiza a resposta automática da caixa de correio da sala com o problema que a sala está tendo. Isso só ajudará com novas solicitações de reserva. Para solicitações de reserva existentes, seria difícil, mas você poderia fazer com que todas as reuniões fossem reservadas nos próximos sete dias e enviar um e-mail automático para o organizador com o problema. Novamente, isso exigiria scripts no lado de TI, juntamente com uma maneira de iniciá-lo ... provavelmente manualmente a partir do Helpdesk, porque se alguém enviar um e-mail para o sistema de bilhética como "Conf Room 1 está sem café" quando não deveria t enviou para a TI, você não quer que algum processo automatizado envie isso para todas as reservas.
3. Quando o problema for resolvido, um script para alterar a resposta automática da sala ao normal para novas reservas.

Esses tipos de coisas podem ser realizados, mas seria necessário usar scripts do Exchange além do escopo de uma resposta rápida aqui ...

    

Answer 2

Não tenho conhecimento de nenhum. Você provavelmente poderia juntar algo se trouxesse o Microsoft Flow ou o PowerApp. Você poderia criar uma lista do SharePoint para rastrear envios e conectar o fluxo para executar ações quando novos itens forem adicionados ao calendário, que serão verificados nessa lista de SP.

O fluxo ainda está evoluindo e sei que ele tem uma verificação de que novos itens estão sendo adicionados a um calendário, mas não aprofundaram o suficiente para fornecer uma solução mais detalhada.

Fora isso, talvez seja necessário codificar ou criar scripts personalizados para algo que lide com a interação.