Eu nunca usei servidor de pequenas empresas (SBS), mas como é basicamente um ambiente baseado em AD:
1) Sim, você pode renomear um nome de usuário. O nome, no entanto, não é como o Windows identifica uma conta. Usava um identificador único para isso (por exemplo, s-12345-67890-12345-12345-12345). O nome é meramente a tradução humana amigável desse número.
Isso significa que, no que diz respeito ao Windows / Active Directory, o novo nome e o nome antigo são a mesma pessoa. Eles têm os mesmos direitos, etc. Isso pode ser exatamente o que você quer. Poderia. Como o usuário antigo é o mesmo que o novo usuário, ele também obtém acesso a * todos os ** arquivos aos quais o usuário antigo tinha acesso.
2) Por que renomear a conta da troca? Eu teria pensado que dois endereços de e-mail serviriam melhor para você. Uma nova conta para o novo funcionário. E a configuração antiga da conta para que ela retorne o e-mail para a pessoa que deixou o remetente ou retorne um e-mail com "A pessoa A saiu desta empresa. A pessoa B com esse endereço de e-mail substituirá. Use esse endereço no futuro ".