Você provavelmente está fazendo isso através de Usuários e Computadores do Active Directory. Criar novos usuários através do console de gerenciamento de troca, escolha nova caixa de correio, escolha novo usuário em vez de usuário existente.Depois de fornecer as informações do AD configure a caixa de correio como normal. O motivo do seu atraso atual é a replicação mais comum entre os DCs