Como extrair mensagens específicas dos arquivos OST do Outlook?

Question

A empresa para a qual trabalho está no meio de uma disputa legal. Como parte da disputa, fomos solicitados a fornecer todos os e-mails enviados ou recebidos de uma lista de 141 pessoas durante um período de quatro meses.

Há cerca de 12 pessoas na empresa, usamos o Outlook 2010 e nosso e-mail é hospedado no Exchange. A empresa de hospedagem disse que não pode nos ajudar, além de exportar todos os nossos e-mails para o PST e enviá-los para nós, o que não parece muito útil. Eles também disseram que levaria "alguns dias" para nos fornecer os arquivos PST exportados. Temos que fornecer as mensagens aplicáveis aos advogados em 2 dias, então temos que fazer alguma coisa agora.

Existe uma maneira rápida ou com script de pesquisar e extrair mensagens de nossos arquivos OST?

No momento, parece que teremos que realizar duas pesquisas manuais por nome: Uma busca por mensagens da pessoa, em seguida, uma pesquisa por e-mail para a pessoa vezes 141 nomes. São 282 pesquisas por usuário, vezes 12 usuários. As pesquisas também não são rápidas, pois os usuários têm arquivos OST de cerca de 4 a 6 GB.

O que você faria nessa situação? Estou sem sorte?

    

Answer 1

Como Jason apontou, normalmente esse tipo de solicitação é satisfeito por ferramentas executadas diretamente no servidor Exchange. Analisar os arquivos PST / OST é uma tarefa muito mais complexa, e é em grande parte manual, como apontado por joeqwerty.

Soluções comerciais existem para esse tipo de coisa. Eles não são livres, e a complexidade de fazer esse tipo de coisa é porque eles não são livres. Você está procurando ferramentas de eDiscovery, que é o setor em que trabalho agora. O preço em toda a indústria é geralmente pelo gigabyte.

Com apenas 12 usuários de dados para classificar, os métodos manuais estão dentro da razão. Será um par de longos dias, mas isso pode ser feito. No entanto, se as buscas exigidas forem muito diversas (esses 141 nomes estão em seu próprio domínio de email), talvez seja necessário terceirizar as pesquisas para cumprir o prazo.

    

Answer 2

Sim, você está sem sorte se o seu provedor de hospedagem não o ajudar. Descoberta do Exchange é sempre feita no servidor (eu nunca tentei de outra forma). Se você der a eles os comandos adequados de caixa de correio de exportação, eles os executarão para você e enviarão o PST? Ou, melhor ainda, se você estiver no Exchange 2010, eles executarão uma descoberta de caixa de correio e darão isso a você? Parece que o seu provedor não está sendo muito cooperativo se for esse o caso. Hora de trocar de provedor depois que você afundar toneladas de horas na sua descoberta. Talvez procure uma solução de arquivamento e descoberta de e-mails como o que é oferecido pelo Postini para que você não precise fazer isso no futuro.

Além disso, eu recomendaria contra a procrastinar isso da próxima vez. Tenho certeza que sua intimação não veio com prazo de 2 dias.

    

Answer 3

Você pode fazer uma pesquisa de "curinga" de domínio de todos os itens de email no Outlook. Se esses 141 nomes tiverem endereços de e-mail no mesmo domínio (companyA.com), você poderá pesquisar todos os itens de e-mail de @ companyA.com. Isso preencherá a janela de pesquisa com os resultados, a partir dos quais você pode mover essas mensagens em massa para outra pasta e exportá-las de lá. Como alternativa, você pode imprimir as mensagens dos resultados da pesquisa (novamente em massa, eu acho). Pode não ser o melhor método, mas é um método.