Nós adotamos uma abordagem não técnica para gerenciar registros obsoletos. Fizemos uma lista de todos os registros e criamos uma planilha com colunas como nome, IP, proprietário, última avaliação & comentários. Em seguida, repassamos isso para qualquer pessoa que tenha responsabilidades no sistema solicitando que reivindiquem a propriedade de seus registros e identifiquem qualquer coisa que não seja mais necessária.
Uma vez que tivemos essa lista, removemos tudo o que os proprietários disseram que não era necessário e analisamos com muita atenção aqueles que não têm proprietário. A maioria deles pode ser deletada. Dependendo do seu papel e do risco que você pode absorver, você pode adotar uma abordagem draconiana para esses itens não reivindicados. Apenas lembre-se de salvar os detalhes antes de excluir qualquer coisa.
Agora revisamos isso todos os anos e atualizamos a data da revisão. Ainda pode haver coisas extras no banco de dados, mas está ficando melhor