Parece que a solução mais fácil é configurar uma VPN que conecte os netbooks ao escritório. Configure o cliente VPN para conectar-se automaticamente e - idealmente - os funcionários não precisarão se preocupar se estão fisicamente no escritório ou trabalhando em outro lugar. Da perspectiva deles, tudo deveria funcionar. Isso obviamente requer um pouco de configuração e testes de sua parte, mas é uma solução bastante comum para exatamente o problema que você descreveu.
Existe uma variedade de soluções VPN por aí. O OpenVPN é uma boa solução multi-plataforma (estou usando-o no OS X, Linux e Android agora), mas eu não tenha alguma experiência com o cliente Windows. A Cisco, obviamente, vende produtos neste espaço, e há uma variedade de outras opções por aí.