Não há nada que você não possa fazer com o Ubuntu que você possa fazer com qualquer outra distribuição Linux. Tem uma vantagem em parecer bem legal também.
Isso certamente parece ser viável para mim (e, na verdade, parece divertido e uma boa pausa da monotonia do mundo quase do Windows em que trabalho ... > sorriso <).
Existem vários aplicativos de "groupware" de código aberto (Zimbra vem à mente, inicialmente) que também poderiam preencher algumas lacunas do PIM no OpenOffice.
Eu consideraria empregar um contratante / consultor logo no início para ajudar a definir os requisitos iniciais e dar o pontapé inicial. Assim que tiver autenticação, e-mail, compartilhamento / armazenamento de arquivos em toda a rede, backups, impressão compartilhada e aplicativos de linha de negócios planejados e em andamento, você poderá tornar a adição / substituição de PCs em um procedimento pode se reproduzir sem trabalho contratado caro. Conseguir um especialista a bordo para a implantação inicial pode economizar algum tempo.