O processo de manutenção do banco de dados limpa itens que estão além da data de retenção configurada para o armazenamento da caixa de correio, além de executar várias outras tarefas. Ele permite que novos itens sejam criados sem ter que aumentar o tamanho do arquivo físico. Eu verificaria a configuração de retenção do item excluído e verifique se são apropriadas. Quanto ao tamanho do arquivo físico, uma desfragmentação online não reduzirá o arquivo físico, apenas uma desfragmentação offline fará isso. Se você acha que o crescimento do arquivo está superando a manutenção do banco de dados, então deve procurar reduzir o tempo de retenção dos itens excluídos. Na medida em que a manutenção do armazenamento de caixas de correio está ou não causando a falha, isso depende do tamanho do banco de dados e do trabalho que está sendo feito para limpá-lo. Posso dizer pela minha experiência que acho duvidoso. Se for, é possivelmente devido a hardware inadequado ou com defeito. Eu gerencio um servidor Exchange 2003 (Enterprise Edition) com 4 armazenamentos de caixa de correio todos excedendo 100 GB, composto por 650 caixas de correio e executo o processo de manutenção de armazenamento de caixa de correio sem problemas.
O único ponto que gostaria de fazer é que você deve agendar a manutenção do armazenamento de caixa de correio e seus backups em janelas de tempo diferentes, pois os dois não podem ser executados ao mesmo tempo. O processo de manutenção do banco de dados malbox será interrompido quando detectar que um backup foi iniciado. Se as duas tarefas entrarem em conflito, o processo de manutenção do banco de dados talvez nunca esteja sendo concluído. Ele vai pegar na próxima vez em que parou. Você pode verificar o log de eventos do Aplicativo para a ID de Evento 1207, que significa que a limpeza de itens após a data de retenção foi concluída, a ID de Evento 1209, que significa que a tarefa maintenenace está concluída, e a ID de Evento 1221, que significa que a desfragmentação online está concluída.
Observe também que o processo será executado por no mínimo 15 minutos e no máximo 1 hora. A hora que você configura na programação de manutenção é a hora em que PODE rodar, não a quantidade de tempo que será executada.
Veja um resumo do que o processo faz: