Se apenas você e outra equipe tiverem esse problema, execute o Outlook sem regras (se houver) para ver se isso acontece ou não.
geralmente e-mails desaparecem quando as regras do outlook vão corrompido, como por sua pergunta, como é só você e outro membro experimentando - gostaria de verificar as regras do outlook primeiro, basicamente, iniciar o outlook sem regras
A linha de comando do Outlook 2003 muda
outlook /cleanrules
o acima irá apagar todas as regras e iniciar o Outlook