Existe uma maneira de fazer isso no Outlook e há anos. Quando os usuários clicam em seu calendário, recebem um novo botão na barra de ferramentas chamado "Exibir agendas de grupo". Em seguida, eles podem criar grupos de usuários com os quais se importam e exibir seus horários de disponibilidade. Se tiverem revisores ou direitos melhores, poderão ver os detalhes.
Se alguém estiver à mão com programação, você também pode copiar o livre / ocupado e criar uma página da Web - tenho certeza de que há alguns programas / scripts gratuitos para fazer exatamente isso.