Restringindo o tamanho dos arquivos pst do Outlook

Question

Os arquivos de e-mail de nossos usuários continuam aumentando, exigindo grandes quantidades de espaço em disco.

Pedimos que os usuários arquivem alguns de seus e-mails e compactem os arquivos, mas sempre há uma porcentagem que os ignora. E outra porcentagem que acha que nós fazemos isso deliberadamente para irritá-los!

Há também um trade-off entre o custo para os negócios das pessoas que fazem arquivos (alguns dos quais resultam em chamadas para o help desk) e o menor custo de simplesmente obter um impulso maior.

Quais procedimentos os outros seguem para resolver isso?

    

Answer 1

Tivemos o mesmo problema com o Exchange 2000, as caixas de correio dos usuários ficariam muito grandes e o Exchange Server não funcionaria.

A eventual solução foi atualizar para o Exchange 2007, alguns usuários têm uma necessidade legítima para arquivamento de longo prazo e arquivá-los no servidor (e fazer com que a TI cuide dos backups) é mais confiável do que um archive.pst que pode ser eliminado com uma falha de disco.

Nosso CFO, por exemplo, recentemente perdeu 5 anos de arquivos em uma falha de disco, pois eles foram arquivados fora do servidor e em seu PC local - nossa política de retenção do lado do servidor (devido às limitações do Exchange 2000) foi de 3 meses Quando a caixa de correio de anyones começou a se aproximar da marca de 1Gb, a equipe de TI iria ter um bate-papo e arquivar o email, se necessário.

Se a alta gerência perder qualquer email ou arquivo, não importa qual seja a 'política', a equipe de TI acabará assumindo a culpa. Se você explicar as coisas claramente à gerência, é provável que elas criem espaço no orçamento para melhorar a retenção de e-mails, se facilitar a vida delas.

    

Answer 2

Se você puder pagar, pode ser muito mais fácil instalar um servidor Exchange. [1] Em seguida, todas as mensagens são armazenadas no servidor e você pode definir cotas para cada usuário.

[1] Tecnicamente, existem algumas soluções semelhantes a Exchange que são mais baratas, mas nunca usei nenhuma delas e não posso comentar sobre a capacidade de definir cotas de uso por usuário.

    

Answer 3

A recomendação padrão é fornecer uma caixa de correio grande o suficiente para o trabalho normal e ter uma política de retenção. A política de retenção também é vantajosa por motivos legais, se você estiver nos EUA (se você não reivindicar e tiver uma política de limpeza, a descoberta não poderá encontrá-la). Depois disso, envie o arquivamento por e-mail para que apenas X dias estejam realmente presentes na Caixa de Entrada / Itens Enviados.

    

Answer 4

Há uma configuração para isso que você pode aplicar com facilidade por meio da política de grupo. Consulte mais informações aqui: link