A outra parte, se eu entendi corretamente, deve ser bem simples. Basta iniciar o aplicativo que você deseja anexar ao "menu Iniciar" ou painel de encaixe, barra lateral, mas oficialmente ele é chamado de "Launcher" e clique com o botão direito no ícone e selecione "Adicionar a Favoritos" ou se você estiver executando um versão mais antiga do Ubuntu com o Unity 7, selecione "Lock to Launcher".
Dependendo da sua versão do Ubuntu, selecione o método abaixo.
No Ubuntu 17.10 e posterior (com o GNOME 3), selecione "Adicionar aos Favoritos" (removido do ícone do iniciador)
Como alternativa, no Ubuntu 17.10 e posterior, clique no ícone "Show Applications", navegue até o ícone do programa que você deseja adicionar, clique com o botão direito no ícone do programa e verá a opção "Add To Favorites". A seleção dessa opção coloca o ícone no encaixe.
Antes do Ubuntu 17.10 (com o Unity), selecione "Bloquear ao Iniciador"
Método 2 :
Você também pode arrastar aplicativos diretamente do Dash para o iniciador.