O gerenciamento está tomando medidas para corrigir um problema com o gerenciamento de documentos. O problema com nosso gerenciamento de documentos é: não temos nenhum ...
Atualmente, temos uma unidade no NAS com mais de 90.000 documentos, em vários níveis de organização.
Foi tomada uma decisão para implementar o SharePoint como um instrumento para ajudar a controlar / rastrear nossa documentação. Estamos fazendo isso em etapas, com a próxima etapa sendo migrar uma das documentações da minha equipe para o Sharepoint. A documentação consiste principalmente em solucionar problemas de documentos e revisões de incidentes.
Que armadilhas comuns de usar o SharePoint devem ser observadas em termos de manter a ordem na documentação?
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Não tente replicar o sistema de arquivos no SharePoint. Defina e faça uso de metadados úteis para ajudar a pesquisar e encontrar informações.
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Certifique-se de ativar a versão para bibliotecas de documentos (um dos benefícios é permitir que os usuários finais recuperem / cancelem documentos acidentalmente substituídos em vez de solicitar que a TI restaure a partir de backups)
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Forçar check-outs, se puder. Isso impede que várias pessoas editem o mesmo arquivo.
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As permissões são penosas, mas geralmente você pode configurá-las para fazer o que quiser. Tente herdar permissões sempre que possível e use grupos do SharePoint e grupos do AD em vez de atribuir permissões a indivíduos.