há aspectos de servidor para isso
It works while the user is normally using the PC. Having open 7 Outlook windows and all his "important" office douments. If an individual file cannot be read for backup, it tries again later - there's no point in failing the whole backup just because some file could not be read because the user had it open in an application and it was locked.
A cópia de sombra de volume deve lidar com isso. - software de backup mais bom, o backup do Windows 7 incluído deve usar isso. Um exemplo de uma copiadora de arquivos autônoma e gratuita que usa isso é hobocopy
Agora, a terceira parte é complicada - a maioria dos softwares de backup no Windows não é 'admin' ciente - isso pressupõe que o usuário está lidando com a maioria deles. Eu suspeito que você poderia usar uma ferramenta de linha de comando, e despejar os logs de erro para algo como dropbox muito mais facilmente do que configurar o sistema para enviá-lo por e-mail.