Intervenção e educação do colecionador de e-mail - (ambiente Exchange)

Question

Ao longo da minha carreira, encontrei alguns usuários que eram colecionadores de e-mail ...

Estou gerenciando um ambiente de 100 usuários em que os usuários anteriormente tinham cotas de 100 mb e uma solução básica de Cyrus IMAP / Postfix. Isso levou a muitos e-mails armazenados localmente e a problemas relacionados com retenção de dados e perda de correspondência após falhas de PC.

Eu imediatamente me mudei para o Exchange 2010 com o MailArchiva (para descoberta / arquivamento) e tenho circulado por quase um ano nessa configuração . Tudo que entra e sai é arquivado e retido para fins de conformidade. Inicialmente, defini limites de caixa de correio de 3 GB por usuário. Um punhado de usuários precisou de espaço extra para seus conjuntos de e-mails em funcionamento e foi capaz de justificá-lo, então eu fiz algumas exceções. No entanto, tenho um usuário particularmente ruim (mas importante) cuja Caixa de Entrada é atualmente 22.000 itens, dos quais 14.000 não foram lidos. Provavelmente não é o número de mensagens, mas a natureza do email; muitos relatórios, declarações e grandes anexos em PDF. Este também é um usuário do Blackberry, então suspeito que eles leiam correspondências seletivamente, com base no assunto. O usuário atingiu o limite de 3 GB pela primeira vez e não está disposto a podar a caixa de correio. Eu cuidei de seus 3.000 itens excluídos para manter o fluxo de e-mails, mas não sei como instruir os usuários sobre como organizar seus e-mails. Eu posso instituir políticas rigorosas e ser duro, ou eu poderia me sentar com o usuário e ajudar a classificar e limpar o e-mail. De qualquer forma, não aborda a questão real de como ajudar na educação.

Alguém aqui tem alguma dica sobre como lidar com esse tipo de situação? Eu gostaria de algumas diretrizes de exemplo. Se você está usando políticas em sua empresa, que tipos de políticas ajudam a manter as pessoas sob controle?

Acho que as pessoas usam o correio de forma diferente, mas é um desafio forçá-las a um modo particular de organização. Posso até não ser o melhor exemplo, mas também sei o que guardar e o que excluir.

Atualização - A primeira batalha terminou, pois consegui manter o usuário sob o limite de caixa de correio do Exchange por meio de uma remoção razoável. No entanto, fui reconstruir o computador do usuário e descobri um arquivo PST local de 17 GB com pouco mais de 6.500 subpastas! O usuário estava copiando (não movendo) mensagens em uma matriz de subpastas; às vezes com mensagens únicas sendo copiadas / arquivadas em várias pastas. Sublinhados (_) e prefixos (az) foram usados para controlar a ordem de exibição das pastas dentro do arquivo! O usuário também estava usando CC'ing em emails de saída para ter um registro da caixa de entrada mensagens para depois serem arquivadas em uma das subpastas do PST local. Este é um abuso absoluto da tecnologia e é uma maneira assustadora de organizar os dados da empresa. Eu estou entregando para os proprietários para resolver a situação, pois agora é uma responsabilidade da empresa.

    

Answer 1

Isso pode ser um problema de gerenciamento, mas, na minha experiência, esse tipo de decisão recai sobre a equipe de sysadmin para justificar e aplicar com demasiada frequência. Por causa disso, é meu trabalho como administrador de sistema convencer o gerenciamento que há um problema aqui e ele deve ser levado a sério, e postular mecanismos de gerenciamento que podem ser úteis.

Um dos meus antigos empregadores tinha um sistema GroupWise, que na época não tinha nenhum mecanismo de cota (isso foi há um tempo atrás, a GW já o tem há algum tempo). Então, em última análise, recorremos a um método de pressão dos pares. Todo mês nós imprimíamos um relatório das maiores caixas de correio de $ X em cada departamento e enviamos os relatórios para os gerentes de escritório. Dentro de dois meses, a lista das 5 maiores caixas de correio tinha um tamanho médio muito menor.

Alguns métodos que considero úteis para convencer a gerência a prestar atenção a esse problema:

Defina o custo do armazenamento de e-mail

Se você está recebendo o pushback "mas o Google faz isso", comece a criar planilhas que mostram quanto custa o correio. Os gerentes entendem o custo. Você, ou as pessoas pelas quais você compra as coisas, tem os custos do seu hardware de servidor, software, software de AV e outros custos relacionados. A partir disso, você pode atribuir um número de dólares por MB para o armazenamento de mensagens. Isso permite que você dê um bom valor em dólar para uma caixa de correio de 3 GB em comparação com uma caixa de correio de 200 MB.

Por falar nisso, você aprendeu álgebra na escola.

Isso pode ocorrer de três maneiras:

1. Aumentam os gastos com armazenamento de mensagens. Eles vêem os números, percebem que estão investindo pouco e investem dinheiro para chegar onde deveriam "estar".
2. Eles concordam em fornecer pressão para baixo no crescimento do e-mail, a fim de controlar melhor esse custo.
3. Eles dizem% * &! @ it! Para a nuvem!

Produza custos de atualização do sistema de e-mail

Se o acima estiver além das suas habilidades loucas em planilhas, a produção de planos de atualização para se manter à frente de sua curva de consumo de armazenamento é uma boa maneira de começar a conversa. Quando eles vêem bigbigmoney para upgrades, eles vão perguntar por quê. E então você vai dizer a eles. Quando perguntarem como podem evitar esse custo, mencione fornecer pressão para baixo aos grandes usuários de e-mail.

Eu fiz os dois itens acima para justificar compras simples de armazenamento. As mesmas técnicas funcionam para email, onde você tem uma pilha inteira de aplicativos sobre suas infraestruturas de armazenamento / backup. Dólares (ou moeda de escolha) por unidade é um ótimo método para destacar os custos e os perigos da indulgência excessiva. Às vezes, isso pode causar mudanças estratégicas muito significativas (veja também para a nuvem! ). Às vezes pode acumular recursos soltos.

Politicamente falando, é uma boa idéia fornecer algumas sugestões sobre como fornecer pressão para baixo no consumo de e-mail. Mas isso é tudo o que eles são, sugestões para a gerência que precisa implementá-las ou convencer outros gerentes a fazê-lo.

    

Answer 2

Nossa solução foi um poço doloroso. Uma de nossas organizações parceiras (educação k12) foi atingida por um pedido de descoberta em uma ação judicial (FOIA). Os custos para filtrar as toneladas de e-mails e redigir os bits secretos foram enormes (~ $ 100k) devido à quantidade de e-mails que foram salvos que podem corresponder à solicitação. Nossos advogados sugeriram, e nosso superintendente implementou uma política de retenção rigorosa para que pudéssemos limitar os custos de uma solicitação para nós no futuro.

Por padrão, todas as mensagens são removidas após 45 dias. Qualquer coisa que deva ser salva por motivos legais deve ser movida para uma pasta gerenciada . Existem algumas pastas gerenciadas diferentes com várias políticas de retenção aplicadas.

De qualquer forma, meu ponto é que isso deveria ser uma decisão de negócios, e não uma TI reclamando sobre armazenamento. Faça o seu melhor para deixar claro os custos reais e aponte os custos potenciais de ter uma enorme caixa de correio. Em seguida, o diretor executivo para tomar uma decisão com base nos custos.

Uma cota atribuída arbitrariamente não fará sentido para um usuário.

    

Answer 3

Eu acredito que não é problema seu. Na minha opinião, é problema de algum gerente. Eu não acho que você precise ser duro, mas parece que alguém precisa ser.

O armazenamento de emails irrestrito do usuário está custando dinheiro para a empresa. O usuário não teria permissão para acumular lixo em seu escritório - por que guardar lixo no servidor de e-mail seria diferente?

A TI precisa definir limites no armazenamento de dados devido a preocupações com desempenho e backup. Essas são preocupações reais, físicas e tangíveis. Espero que suas políticas corporativas em segurança de TI, recuperação de desastres, retenção de e-mail, uso aceitável, etc, dêem a esse tipo de preocupação alguns "dentes".

Se for absolutamente da sua responsabilidade "ajudar" o usuário, considere, no mínimo, configurar as regras do Outlook para arquivar mensagens recebidas em pastas "2010", "2011", "2012", etc. com base na data recebido. Em seguida, o usuário (ou você) pode remover e-mails antigos por ano. Isso também manterá a pasta Inbox menor.

Sou empreiteiro há quase toda a minha "vida de TI", então nunca tive que lutar nas batalhas políticas em torno de algo assim. Se eu tivesse um usuário de "nível C" (ou em uma pequena empresa, o proprietário ou a família do proprietário) que fosse problemático assim, eu provavelmente acabaria capitulando em vez de lutar. Eu tentaria criar um caso de negócio, pelo menos, mas provavelmente também acabaria desistindo, e eu definitivamente gostaria de ter esse caso de negócio escrito para fins de "CYA", caso o seu acúmulo acabe criando dificuldades operacionais. / p>     

Answer 4

Tivemos o mesmo problema, ele está sob controle, mas tenho certeza de que ele voltará.

Em primeiro lugar, raramente é o número de mensagens que é um problema - e não é no seu caso, 22.000 não são nada, minha caixa de correio é de mais de 200.000 mensagens - são os anexos & #% $ #.

Acho que os anexos são uma maneira terrível de armazenar arquivos, mas muitas pessoas gostam dele porque preservam alguns metadados: data de envio ou recebimento e para quem um arquivo foi enviado ou originado. Além disso, as pessoas são apenas preguiçosas - leva tempo para salvar e excluir anexos.

No nosso caso, a educação foi a chave: garantimos que as pessoas que "precisavam" de uma cota maior entendessem os custos ocultos (tempo de backup e necessidades de armazenamento, tempo de recuperação, pesadelo se houvesse uma questão legal etc.)

Então nos certificamos de que eles entendiam que o maior problema eram anexos (por isso mantive tantos e-mails on-line - eu me livrei de meus anexos com rigor, para poder apontar para minha própria caixa de correio e dizer "tenho 20 vezes mais muito e-mail como você, mas minha caixa de correio é menor que 1/4 do tamanho ") e deu a eles algumas ferramentas para ajudá-los a lidar com anexos.

As ferramentas que usamos foram principalmente mais treinamento - por exemplo, como classificar mensagens por tamanho, como salvar anexos, como salvar vários anexos de uma só vez, como também salvar um email em um arquivo se eles quisessem os "metadados", como excluir anexos (e a necessidade de SALVAR alterações depois de excluí-los), ajuda na configuração de estruturas de diretórios e assim por diante.

Em exatamente dois casos (e um deles eu), pudemos usar ferramentas de terceiros para ajudar. Há um monte de ferramentas que salvam mensagens e / ou arquivos, nós usamos EZDetach e MessageSave, eles estão ok, mas não realmente user-friendly suficiente para muitas pessoas (para ser justo, nenhum dos produtos que eu olhei para esta função foi bastante fácil para usuários em geral). Para um usuário, eles aprenderam a usar o software e gostaram da ideia de executá-lo uma vez por mês para extrair e excluir todos os seus anexos de uma só vez. Para todos os outros que tentamos usar, eles achavam que era muito complicado, então ficamos com o treinamento básico do Outlook.

No nosso caso, funcionou porque o presidente era um dos grandes usuários, e um gerente sênior era o que gostava do EZDetach. Eles nos deram força suficiente para poder dizer às pessoas "não, ninguém recebe mais cota de e-mail, se essas técnicas funcionarem para os figurões, elas funcionarão para você!"

    

Answer 5

Parece que você tem uma política formal que os funcionários estão cientes: há um limite de armazenamento de 3 GB sem motivos válidos para uma isenção de caso especial. "Eu não leio meu e-mail" não é (IMHO) uma razão válida.
O gerente do usuário precisa ser informado de que o usuário está se recusando a cumprir a política de TI em toda a empresa e você precisa estar preparado para apresentar um caso comercial aos escritórios de nível C sobre o motivo pelo qual a política faz sentido. (Nestes dias em que todos têm uma conta do Gmail, o justificador real vai custar). Se essa pessoa realmente precisar de seu espaço extra, ela deve ser capaz de fornecer uma justificativa por escrito para um aumento de cota.

Além disso, você deve enviar um CYA Memo (em papel, manter uma cópia) para o (s) usuário (s) próximo (s) do limite de 3 GB e seu (s) gerente (s) detalhando que o usuário deixará de receber mensagens se não reduza sua utilização ou apresente um motivo válido para precisar de mais espaço. Você já saiu do seu caminho uma vez para ajudar essa pessoa, portanto, após um aviso por escrito, torna-se responsabilidade deles agir (limpar ou implorar um aumento de cota), caso contrário, o e-mail retornará como seu fault.
Você quer fazer tudo o que puder para evitar um rosto cheio quando as fezes atingem o ventilador porque o email dessa pessoa está pulando.

    

Answer 6

Como você sabe, este é realmente um problema gerencial, não técnico.

Eu conversaria com o gerente desse usuário. Explique a situação. Explique que o espaço em disco é um recurso finito. Explique que ele realmente precisa conversar com esse funcionário e informá-lo de que precisa dedicar mais tempo ao gerenciamento de e-mails, arquivamento e exclusão. Se o gerente não estiver disposto a fazê-lo, informe-o de que precisará ir até [insira um executivo de alto escalão aqui] e explique por que seu empregado é tão importante que não pode ser incomodado para gerenciar seus e-mails como todo mundo é, e que o [executor de nível C] precisará aprovar a compra de espaço adicional em disco e backup para suportar as necessidades deste usuário.

    

Answer 7

As pessoas que não conseguem organizar seus e-mails não estão pesquisando e-mails. Eles nem sentem falta deles. Presumo que os 22.000 emails na caixa de entrada não sejam deste ano. Então, eu movia os e-mails em subpastas separadas para cada ano. Se mesmo isso for demais para uma pasta, adicione uma subpasta para cada mês.

É assim que eu organizo minha pasta "enviada" porque não me importo com o que enviei. Se eu quiser procurar uma resposta específica para uma caixa de entrada, posso simplesmente detalhar essa data. Eu apenas organizo meus e-mails recebidos.

A coisa sobre e-mails e documentos é que é uma má ideia colocá-los em uma estrutura hierárquica em mídias separadas. Em um mundo perfeito, colocamos os dois em "caixas", rotulamos e etiquetamos os mesmos e fazemos um link entre caixas e conteúdo de caixa. Nessas caixas deve-se também colocar notas, notas telefônicas, telefonemas, faxes ...

    

Answer 8

Existem inúmeros casos válidos em que reter todas (ou pelo menos a maioria) e-mail é vital - a maioria dos trabalhos que tive foi assim: todos os e-mails relacionados a diferentes clientes, o que foi feito quando, relatórios de status, etc.

E aposto que seus usuários vão dizer algo como "mas o Google me dá 7GB ..." se você disser que há um limite rígido em 3G.

A partir de experiência pessoal, anedótica, a melhor configuração que já tive foi minha primeira faculdade: em 1999, recebemos cotas de rede para abrigar nossos e-mails, arquivos pessoais, atribuições e páginas pessoais da web. Era inteiramente de cada usuário qual porcentagem era usada para o quê.