Esta é mais uma questão ética do que uma questão técnica. A pergunta que você deve se fazer é: você está violando a política da empresa ao "secretamente" compartilhar o documento de alguém com outro membro da equipe. Normalmente, é normal que alguém em posição de gerência peça esse tipo de solicitação. Mas é bem diferente quando é um colega no mesmo nível. Pessoalmente, acho que você cruza o limite de sua responsabilidade profissional e não menciona a política da empresa. Tenho certeza de que a maioria das empresas desaprovam esse tipo de prática.
Voltando à pergunta técnica que você pediu, você pode compartilhar uma pasta em uma rede com acesso restrito. Outras pessoas podem ver a pasta, mas não terão acesso a ela, a menos que especificado. Sim, é possível.