Sim, configure uma política de arquivamento e implante para seus usuários. Você pode precisar implementar repetidamente em qualquer cliente do Notes que seja menor que a versão 8 (que começou a impedir a substituição de políticas)
Você deve encontrar os detalhes nas páginas de ajuda do administrador. Caso contrário, aqui está uma cópia no site da IBM: link
Você tem duas abordagens em termos de arquivamento. Exclua as mensagens mais antigas que os critérios ou mova essas mensagens em um arquivo (que é uma cópia glorificada da estrutura de pastas do arquivo de mensagens dos usuários.
O último requer um pouco de trabalho. Você precisa provisionar um servidor de arquivamento dedicado com um pouco de espaço em disco e, em seguida, conceder a todos as permissões equivalentes àquelas para um usuário de email no servidor.
Não se esqueça de ter um documento do programa que realmente faça o arquivamento (preferencialmente fora de horas, mas não conflitante com tarefas de manutenção existentes (não esqueça de executar "show configuartion servertask *" para ver quais tarefas horas.) Confusamente, isso é feito pela tarefa compacta.Use o switch -a para arquivar e compactar, caso contrário, não haverá recuperação de espaço em disco.
Se você estiver usando o Notes / Domino 8.5, eu também recomendaria a ativação do DAOS (instância única de anexos), pois isso poderia reduzir futuros problemas de armazenamento.